Misschien geeft u meer uit dan nodig is. Ontdek hoe u uw inkoopgegevens kunt identificeren, verzamelen en analyseren met uitgavenanalyse en uitgavenstatistieken.
Deze tool helpt u als CPO of CFO om uw geld efficiënter te beheren en uw organisatorische capaciteiten voor het besteden ervan te verbeteren.
Lees verder om meer te weten te komen over de basisprincipes van uitgavenanalyse, hoe u uw inkoop kunt optimaliseren en wat u daarmee kunt winnen.
Wat is uitgavenanalyse?
Goed geïnformeerde aankoopbeslissingen moeten rekening houden met variabelen op basis van historische aankoopgegevens, niet alleen met een momentopname van de huidige situatie en plannen.
Door uitgaven op een gestructureerde manier te analyseren, verkrijgt u belangrijke inzichten om uw middelen te optimaliseren. Gezien de enorme hoeveelheid transactiegegevens die moet worden verwerkt, is dit inderdaad een big data-oefening, vooral binnen grotere bedrijven.
Spend analytics probeert drie fundamentele vragen te beantwoorden:
- Wat kopen we?
- Bij wie kopen we in?
- Krijgen we de beloofde resultaten?
De moderne benadering van uitgavenanalyse bestaat al tientallen jaren in grote organisaties en ondernemingen. Wat begon als de uitgavenkubus—een driedimensionale analyse van leveranciers, artikelcategorieën en kostenplaatsen, vaak handmatig uitgevoerd door deskundige consultants—is uitgegroeid tot een op zichzelf staande, technologiegedreven softwareniche.
Uitgavenanalyse is een strategisch instrument geworden voor CPO's en CFO's om inzicht te krijgen in uitgaven, middelen en leveranciersrelaties efficiënter te beheren en, last but not least, datagestuurde, weloverwogen inkoopbeslissingen te nemen.
Is er een verschil tussen uitgavenanalyse en uitgavenanalyse?
Uitgavenanalyseis het systeem voor het verzamelen, verwerken en analyseren van inkoopgegevens. Deze discipline helpt bij het optimaliseren van de inkoopprestaties van een bedrijf door diepgaande inkoopgegevens, zoals prijs- en artikelcategorieën en andere inkoopgegevens, te integreren en te visualiseren.
Het doel is om koopgedrag te identificeren door middel van een grondige analyse van inkoopgegevens.
Facturen vormen de belangrijkste gegevensbron, maar ook andere bedrijfsdocumenten en diverse databases kunnen worden gebruikt. Het analyseproces van de uitgaven moet continu zijn en gebruikmaken van gegevens die zo dicht mogelijk bij realtime liggen. De verwerkte gegevens, kerncijfers en resultaten moeten voor belanghebbenden gemakkelijk toegankelijk zijn via een dashboard.
Uitgavenanalyseis een term die enigszins uitwisselbaar is met uitgavenanalyse. Het verschil ligt in de nadruk op een specifiek gebruiksscenario: onderzoek of inkoopproject.
Stappen voor het uitvoeren van een analyse
De meeste organisaties en bedrijven besteden veel tijd aan het analyseren van hun financiële, inkoop- en aanbestedingsprocessen om manieren te vinden om efficiënter op kosten te besparen en tegelijkertijd het rendement te maximaliseren.
Hieronder volgen de basisstappen van een uitgavenanalyse:
- Inkoopgegevens ophalen
- Controleer of de gegevens juist en volledig zijn.
- Gegevens opschonen en leveranciers in kaart brengen
- Plaats gegevens per categorie in diepgaande, gestandaardiseerde organisatiesystemen
- Analyseer geautomatiseerde gegevensstatistieken en benchmarks voor verbeterde zichtbaarheid en directe inzichten.
- Identificeer besparingsmogelijkheden, procesverbeteringen en opties voor het opstellen of heronderhandelen van contracten.
Wat u wint met geïntegreerde uitgavenanalyse
● Optimaliseren van inkoop voor efficiënte kostenbesparingen en toekomstige besparingsmogelijkheden
Een handige manier om de gegevens weer te geven is per inkoopcategorie. Categorie-specifieke inkoopgegevens stellen categoriemanagers en besluitvormers in staat om hun expertise in te zetten voor kostenreductie, leveranciersconsolidatie en contractdekking.
● Inzicht in strategische inkoop- en bestedingspatronen
Inkoopgedrag wordt beter inzichtelijk gemaakt via dashboards, grafieken en tabellen. Volledig geïntegreerde analysetools bieden verschillende dynamische visualisaties waarmee gegevens kunnen worden onderzocht met behulp van filters en drill-downs, zelfs tot op regelniveau. Dit proces met toegevoegde waarde voorkomt het vervelende handmatig genereren van rapporten, zodat uw medewerkers zich weer kunnen richten op belangrijkere taken.
● Onderhoud effectieve relaties met leveranciers
Uitgavenanalyse en -statistieken helpen het totale aantal leveranciers te verminderen, administratieve overheadkosten te verlagen en belangrijke relaties met verkopers en strategische leveranciers te onderhouden. Door contractuele relaties op basis van gegevens te verbeteren, kunt u profiteren van concurrerendere prijzen en betere betalingsvoorwaarden.
● Stroomlijnen van processen en efficiëntie van procure-to-pay
Inzicht in gedetailleerde organisatiebrede inkooppatronen kan helpen bij het verbeteren van toeleveringsketens en processen. Analyseer de connectiviteit met andere belanghebbenden en overheidsinstanties, zoals steden, provincies en instellingen. Voorkom onnodige menselijke fouten met gestroomlijnde documentatieprocessen en nauwkeurige gegevensdistributie.
Hoe krijgt u toegang tot uw aankoopgegevens?
Uitgavenanalyse is geïntegreerd in het financiële automatiseringsplatform van Qvalia. Met onze Spend Monitor biedt u besluitvormers op het gebied van inkoop en financiën een direct overzicht van uw uitgaven in realtime, van hoofdcategorieën tot regelitems en meer. Neem contact met ons op voor meer informatie.
Visualiseer en analyseer uw uitgaven in realtime met Spend Monitor