Les équipes chargées des comptes fournisseurs sont sur le qui-vive pour traiter les transactions aussi efficacement que possible. Cependant, certainsdéfis continuent de compliquer inutilement leur travail.
En plus d'alourdir la charge de travail, ils constituent également un obstacle majeur à l'adoption de processus alignés sur le numérique. En d'autres termes, ils affectent la capacité à accroître l'automatisation. Voici les cinq principaux défis auxquels sont confrontés les services de comptabilité fournisseurs.
1. Données analogiques, travail manuel
L'une des tâches les plus frustrantes consiste à saisir les données des factures dans le flux de travail.
Même à l'ère numérique actuelle, environ 90 % de toutes les factures dans le monde sont encore gérées manuellement. Cela mobilise non seulement d'énormes ressources qui pourraient être consacrées à des tâches plus importantes, mais constitue également une source importante d'erreurs.
La gestion manuelle, notamment des factures papier ou PDF, constitue un obstacle à l'efficacité des données structurées.
Ces obstacles rendent la transformation numérique difficile et constituent à bien des égards l'antithèse de l'automatisation.
2. Silos logiciels
Il ne fait aucun doute que les outils dont disposent les équipes chargées des comptes fournisseurs et les acheteurs au sein de l'organisation sont essentiels pour mener à bien leur travail.
La productivité a augmenté grâce à la technologie, mais aussi à la complexité, au rythme et à la demande.
Les silos logiciels verticaux actuels – de la comptabilité à l'approvisionnement en passant par l'analyse des dépenses, la gestion des factures et les systèmes de commande – ne sont pas adaptés pour passer à la vitesse supérieure en matière d'automatisation. Le principal problème réside dans la duplication des données au sein des silos.
L'effet silo devient plus difficile à gérer en raison du grand nombre de formats traités par les équipes A/P et autres. Les conversions sont complexes, fastidieuses et coûteuses. Le partage d'informations en temps réel risque d'être inexistant, tant en interne qu'entre acheteurs et vendeurs.
Les métadonnées essentielles mais souvent complexes, telles que les informations relatives à la TVA, sont déformées si la technologie disponible les prend en charge.
3. Le dilemme du stockage
Les équipes chargées des comptes fournisseurs produisent et traitent de grandes quantités de documents.
Ces documents ne nécessitent pas seulement l'attention du reste de l'organisation en termes de flux de travail, de processus et d'accessibilité, mais doivent également être stockés et archivés.
Les exigences légales, ainsi que les exigences commerciales, imposent un accès facile et sécurisé aux documents.
Le dilemme du stockage s'aggrave encore davantage en raison de la grande diversité des formats de documents, ce qui rend les processus et l'accessibilité de plus en plus complexes.
4. Mauvaise gestion de la TVA
La TVA est une source importante de casse-tête et de fuite de capitaux pour la plupart des organisations, tant dans le secteur privé que dans le secteur public.
Même si la réglementation nationale peut être complexe, le paysage international en constante évolution nécessite une expertise très spécifique et constitue une source constante de préoccupation dans le commerce transfrontalier.
Malgré les efforts d'harmonisation, menés notamment par l'Union européenne, il existe de grandes différences entre les réglementations nationales, voire locales. En d'autres termes, le suivi et la gestion de la TVA peuvent s'avérer fastidieux et extrêmement coûteux.
5. Recherché : informations quantifiées
Lorsque les équipes sont submergées de travail (un flux continu de factures, de litiges et d'écarts), il ne reste plus beaucoup de place pour l'analyse.
En vous concentrant sur l'analyse et les indicateurs clés de performance plutôt que sur le traitement manuel, vous transformez votre équipe chargée des comptes fournisseurs, qui passe d'un centre de coûts à un centre de profits.
Les indicateurs et les KPI basés sur les dépenses par poste, les flux de trésorerie et les centres de coûts fournissent des informations utiles pour le contrôle et les capacités de développement de votre organisation.
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