De teams die verantwoordelijk zijn voor de crediteurenadministratie staan paraat om transacties zo efficiënt mogelijk te verwerken. Sommigeuitdagingen maken het werkechter onnodig moeilijk.
Ze zorgen niet alleen voor extra werk, maar vormen ook een belangrijke drempel bij het invoeren van digitaal afgestemde processen. Met andere woorden, ze beïnvloeden de mogelijkheid om automatisering te vergroten. Hier zijn de vijf grootste uitdagingen voor crediteurenadministratie.
1. Analoge gegevens, handmatig werk
Een van de meest frustrerende taken is het invoeren van factuurgegevens in de workflow.
Zelfs in het huidige digitale tijdperk wordt nog steeds ongeveer 90% van alle facturen wereldwijd handmatig beheerd. Dit kost niet alleen enorm veel middelen die aan belangrijkere taken besteed zouden kunnen worden, maar vormt ook een belangrijke bron van fouten.
Handmatig verwerken, met name van papieren of pdf-facturen, vormt een belemmering voor efficiënte gestructureerde gegevens.
Deze obstakels maken digitale transformatie uitdagend en zijn in veel opzichten het tegenovergestelde van automatisering.
2. Softwaresilo's
Het staat buiten kijf dat de tools waarover de crediteurenadministratie en inkopers binnen de organisatie beschikken, essentieel zijn om hun werk te kunnen doen.
De productiviteit is gestegen dankzij technologie, maar ook dankzij complexiteit, tempo en vraag.
De huidige verticale softwaresilo's – van boekhouding, inkoop en uitgavenanalyse tot factuurbeheer en ordersystemen – zijn niet geschikt om automatisering naar een hoger niveau te tillen. Het grootste probleem is dat silo's gegevens dupliceren.
Het silo-effect wordt nog uitdagender door het enorme aantal formaten dat door A/P-teams en anderen wordt verwerkt. Conversies zijn lastig, vervelend en kostbaar. Het delen van informatie in realtime dreigt niet te bestaan, zowel intern als tussen kopers en verkopers.
Essentiële maar vaak complexe metadata, zoals btw-gerelateerde informatie, raakt vervormd als de beschikbare technologie dit überhaupt ondersteunt.
3. Het opslagdilemma
Teams die zich bezighouden met crediteurenadministratie produceren en verwerken grote hoeveelheden documenten.
Deze documenten vereisen niet alleen aandacht van de rest van de organisatie op het gebied van workflows, processen en toegankelijkheid, maar moeten ook worden opgeslagen en gearchiveerd.
Wettelijke vereisten en zakelijke vereisten vragen om eenvoudige en veilige toegang tot documenten.
Het opslagprobleem wordt nog groter door de enorme verscheidenheid aan documentformaten, waardoor processen en toegankelijkheid steeds complexer worden.
4. Verkeerd beheerde btw
BTW is voor de meeste organisaties, zowel in de particuliere als in de publieke sector, een belangrijke bron van hoofdpijn en kapitaalverlies.
Zelfs als nationale regelgeving al lastig kan zijn, vereist het steeds veranderende internationale landschap zeer specifieke expertise en is het een voortdurende bron van zorg in de grensoverschrijdende handel.
Ondanks harmonisatie-inspanningen, bijvoorbeeld onder impuls van de Europese Unie, bestaan er grote verschillen tussen nationale en zelfs lokale regelgevingen. Het bijhouden en beheren van btw kan met andere woorden overweldigend en uiterst kostbaar zijn.
5. Gezocht: gekwantificeerde inzichten
Wanneer teams overspoeld worden met werk – een continue stroom van facturen, geschillen en afwijkingen – is er niet veel ruimte voor analyse.
Door uw focus te verleggen van handmatige verwerking naar analytics en KPI's, transformeert u uw crediteurenadministratie van een kostenpost naar een winstcentrum.
Metrics en KPI's op basis van uitgaven per regel, cashflow en kostenplaatsen bieden inzichten voor controle en mogelijkheden om uw organisatie te ontwikkelen.
In ons e-book CFO's Guide to Business Automation presenteren we een aanpak voor digitale transformatie. Download het gratis.