Comment calculer le retour sur investissement de votre investissement dans l'automatisation des comptes fournisseurs

Pour survivre et prospérer sur le marché concurrentiel actuel, il faut se tenir au courant des tendances et des évolutions du secteur et trouver des moyens d'offrir plus de valeur que vos concurrents.

Cette obsession pour la croissance et les conversions, ainsi que la volonté d'augmenter les ventes, le chiffre d'affaires et les bénéfices, font que de nombreuses entreprises ignorent la valeur cachée qui attend d'être découverte dans leurs processus financiers internes essentiels.

Un domaine souvent négligé par de nombreuses entreprises est celui des comptes fournisseurs (AP) et la valeur ajoutée qu'apporte l'automatisation des AP.

L'engouement autour de l'automatisation des comptes fournisseurs n'est peut-être pas aussi fort que celui suscité par l'automatisation du marketing ou des ventes, mais son impact est considérable. Cette technologie crée de la valeur en rationalisant les processus de gestion des comptes fournisseurs et vous permet de mieux contrôler vos processus financiers.

Et même si l'automatisation AP ne génère pas de revenus, elle peut permettre de réaliser d'importantes économies si vous savez où chercher.

Alors, comment calculer le retour sur investissement d'un investissement dans l'automatisation des comptes fournisseurs? Découvrons-le ensemble.

Aucune entreprise ne produit tous les outils, matériaux et services dont elle a besoin. La plupart achètent ce dont elles ont besoin auprès d'entreprises tierces, qui font office de fournisseurs. La comptabilité fournisseurs est un service financier qui se concentre sur la gestion des paiements à vos fournisseurs. La plupart de ces dépenses, mais pas toutes, sont commandées à l'avance.

En règle générale, le fournisseur fournit le produit et envoie une facture à votre organisation pour paiement. Les détails exacts de ce processus varient en fonction de la nature de la commande, du secteur d'activité et des protocoles commerciaux individuels.

Certaines équipes financières font la distinction entre les comptes fournisseurs et les dettes commerciales. Le terme « comptes fournisseurs » est généralement un terme générique qui désigne toutes les dettes à court terme qu'une entreprise a envers ses fournisseurs. Une dette commerciale ne couvre que les produits liés aux stocks nécessaires au fonctionnement de l'essentiel de l'entreprise.

Par exemple, une épicerie a des produits alimentaires et des boissons dans le cadre de ses dettes commerciales. Cependant, les fournisseurs de produits de nettoyage peuvent simplement être considérés comme des comptes fournisseurs.

Vous entendrez peut-être également le terme « comptes clients », qui désigne essentiellement le processus analogue pour le fournisseur. Lorsque vous payez vos fournisseurs, vous obtenez une écriture dans vos comptes fournisseurs, et les fournisseurs ajoutent une écriture similaire dans leurs comptes clients.

En d'autres termes, il s'agit d'une des fonctions essentielles où les relations commerciales se manifestent dans la pratique.

Plusieurs étapes sont nécessaires pour effectuer ces paiements, et toutes ne doivent pas nécessairement être effectuées manuellement.

Les factures parviennent à l'entreprise par e-mail, sous forme de documents physiques et, de plus en plus, sous forme électronique via des réseaux électroniques dédiés tels que Peppol. Elles doivent passer par un processus d'approbation, de vérification, d'archivage et enfin de paiement. Avant cela, quelqu'un doit trier et organiser les documents.

Pour vérifier qu'il n'y a pas d'erreurs, les équipes financières et les acheteurs individuels doivent contrôler chaque facture afin de s'assurer que le montant convenu est correct. Chaque entrée de facture doit également être accompagnée d'informations pertinentes, telles que le contexte de l'achat et les détails de la commande. Ce long processus implique généralement de retracer la commande jusqu'à son fournisseur.

Même une seule facture manquante ou incorrectement soumise peut entraîner des retards dans les livraisons futures, ce qui pourrait compromettre votre capacité à servir vos clients.

Cela peut également entraîner une fuite de capitaux, par exemple en raison d'une mauvaise gestion de la TVA, de doubles paiements et de paiements excédentaires.

En observant l'évolution annuelle de votre bilan AP, vous pouvez vous faire une idée de l'orientation de l'entreprise. Par exemple, une augmentation du solde dû suggère que l'organisation achète davantage de produits et de services à crédit. L'AP est donc un outil utile pour gérer les flux de trésorerie.

Chaque étape nécessite du temps de travail de la part de l'entreprise. Tenez compte des salaires lorsque vous calculez le coût des activités liées aux comptes fournisseurs pour votre organisation.

Quels avantages pouvez-vous tirer de l'automatisation de la gestion des dépenses liées aux comptes fournisseurs ? La réponse va au-delà des simples revenus, car un système de paiement efficace et rationalisé augmente indirectement les chances de réussite de votre entreprise.

Tenter de gérer manuellement les comptes fournisseurs pourrait entraîner des retards de paiement auprès des fournisseurs, qui non seulement factureront des pénalités, mais seront également moins enclins à travailler avec vous et à soutenir votre marque.

La qualité des produits et services créés par votre organisation est directement liée aux matériaux que vous recevez de vos fournisseurs. Une mauvaise planification des paiements peut nuire à la qualité, ce qui peut affaiblir votre marque auprès des acheteurs potentiels.

Il est difficile pour votre entreprise de se développer lorsque des goulots d'étranglement inefficaces au niveau des comptes fournisseurs ralentissent votre flux de travail. Trouver des moyens d'élargir votre liste de fournisseurs sans alourdir la charge de travail de vos employés devrait être une priorité.

Les erreurs AP peuvent être coûteuses et nuire aux résultats financiers de votre entreprise. Des logiciels ou des processus obsolètes, ou encore des erreurs humaines, entraînent souvent des erreurs dans la TVA et les paiements, par exemple. À leur tour, ces erreurs entraînent des pertes financières dans votre processus, qui peuvent être très difficiles à détecter dans le cadre des opérations existantes. Dans les organisations qui traitent un volume important de transactions, cela peut représenter des montants considérables chaque année.

Les avantages de l'automatisation sont bien connus de tous les spécialistes, gestionnaires ou chefs d'entreprise tournés vers l'avenir. En externalisant les tâches répétitives à des logiciels et des services basés sur le cloud, vous libérez du temps de travail pour vos employés et réduisez les risques d'erreurs humaines.

La gestion des comptes fournisseurs reste un processus qui nécessite encore beaucoup de travail manuel pour la plupart des entreprises. Analysons l'impact de l'automatisation sur vos processus de gestion des comptes fournisseurs et voyons si vous pouvez espérer un retour sur investissement.

L'automatisation des comptes fournisseurs nécessite divers investissements initiaux, notamment les suivants :

Pour calculer le retour sur investissement (ROI), nous devons également tenir compte des avantages que vous tirez d'un service de gestion automatisée des comptes fournisseurs.

Quels sont les avantages de cette technologie de traitement automatisé ? Connaître la part du « retour sur investissement » permet de justifier le coût initial de mise en œuvre.

Vous constaterez non seulement des avantages immédiats, mais aussi des avantages émergents lorsque vous optimiserez votre système de paiement professionnel.

Maintenant que vous avez décidé de rationaliser les opérations de comptabilité fournisseurs dans votre organisation, quelle est la prochaine étape ?

Discutez avec vos équipes. Communiquez avec les services financiers et informatiques afin de déterminer les améliorations à apporter en matière de comptabilité fournisseurs. Y a-t-il des exigences légales ou techniques à prendre en compte ?
Trouvez une solution. Recherchez des services qui répondent à vos préférences. Comment votre entreprise traite-t-elle généralement les informations de paiement et comment cette solution peut-elle les automatiser ? Dressez une liste afin de comparer la structure tarifaire et les fonctionnalités exactes proposées. Identifiez les fournisseurs les plus pérennes. Méfiez-vous des fournisseurs de logiciels de gestion des comptes fournisseurs qui n'ont pas adopté une approche numérique pérenne et se contentent de numériser les processus d'hier.
Travaillez ensemble à la mise en œuvre. Faites appel aux membres de vos équipes informatiques et comptables pour garantir une transition sans heurts vers un système automatisé. Intégrez la solution à votre système de planification des ressources d'entreprise, le cas échéant.

Ne perdez pas de revenus lors du prochain trimestre financier. Commencez dès que possible à profiter des avantages de la gestion automatique des factures. Cela pourrait être l'un des investissements les plus judicieux que votre service financier puisse faire.

Ne commettez pas l'erreur de vous concentrer uniquement sur les ventes et la croissance. Ces deux domaines sont extrêmement importants, mais vous pouvez réaliser des économies et améliorer la productivité dans toute votre entreprise de plusieurs façons.

L'automatisation des comptes fournisseurs consiste à optimiser les tâches financières essentielles afin de réduire les coûts, d'éliminer les retards et de minimiser les perturbations dans vos processus clés.

Obtenez une estimation rapide de votre retour sur investissement pour l'adoption du logiciel AP de nouvelle génération ; répondez au questionnaire de deux minutes sur le calculateur de retour sur investissement des comptes fournisseurs.

Vous souhaitez découvrir tout ce que l'automatisation des comptes fournisseurs peut apporter à votre entreprise ? Vous aimeriez savoir comment calculer le retour sur investissement de l'automatisation des comptes fournisseurs ? Prenez rendez-vous dès aujourd'hui avec l'un de nos spécialistes des comptes fournisseurs pour une démonstration.