Les équipes financières, achats et gestionnaires du monde entier connaissent les avantages d'une gestion rigoureuse des dépenses. Il a été prouvé qu'un plan d'analyse des dépenses adéquat et une bonne gestion des coûts permettent de réduire les coûts tout en conservant une qualité optimale pour les opérations internes et la production.
Optimiser la manière dont votre entreprise reçoit les produits et services dont elle a besoin pour fonctionner est l'une des meilleures mesures que vous pouvez prendre pour accroître votre rentabilité sur un marché concurrentiel.
Mais il peut être frustrant d'adopter l'analyse des dépenses, surtout si vous ne savez pas exactement comment elle fonctionne ou quelle est la meilleure façon de l'aborder. Certaines équipes de direction sont déçues que le retour sur investissement ne soit pas aussi élevé que prévu ; les processus sont lents à mettre en place, peuvent être techniquement complexes et les logiciels d'analyse des dépenses peuvent être coûteux.
Nous avons déjà abordé l'importance de la collecte des données sur les dépenses et de la qualité des données dans des articles précédents. Il est maintenant temps d'explorer le rôle de la stratégie de gestion des dépenses dans une organisation.
Ce concept est illustré par le triangle de la gestion des dépenses : analyse des dépenses, visibilité et processus. Ces trois éléments constituent la base dont une entreprise a besoin pour contrôler ses coûts, entretenir des relations plus positives avec ses fournisseurs et optimiser ses achats.
Visibilité et gestion des dépenses
Pour comprendre la visibilité des dépenses, vous devez savoir que certains indicateurs permettent de contrôler l'efficacité d'un processus ou d'une chaîne logistique. Par exemple, combien dépense un service chaque trimestre ? Quels produits sont achetés ? La valeur des bons de commande correspond-elle au budget et recevez-vous des produits de qualité adaptée à votre investissement ?
La visibilité des dépenses, comme son nom l'indique, vise à permettre aux équipes de direction de connaître l'évolution de ces indicateurs, tant passés que présents. En d'autres termes, vous saurez comment l'argent circule au sein de l'entreprise. Cette connaissance est essentielle pour améliorer les habitudes de dépenses de l'entreprise.
Pour obtenir une bonne visibilité, il faut surtout collecter des données et les rendre exploitables pour l'analyse. C'est-à-dire :
- Collecter les données relatives aux dépenses des différents services et veiller à ce qu'aucune dépense non autorisée ne soit effectuée sans justification.
- Nettoyer les données afin de résoudre les divergences ou les erreurs qui surviennent inévitablement.
- Tout classer par catégorie afin que des informations utiles apparaissent lors de l'analyse.
La visibilité ne se limite bien sûr pas à cela, mais c'est le concept principal. C'est l'un des aspects les plus importants de l'optimisation des achats pour de nombreuses entreprises.
Analyse et gestion des dépenses
À ce stade, vous souhaitez tirer des conclusions à partir des données de dépenses sélectionnées et les utiliser pour prendre des décisions commerciales plus éclairées concernant les dépenses futures. L'idée générale est de classer les informations par catégorie et de les utiliser pour dégager des tendances. Vous pourrez ensuite vous appuyer sur ces conclusions pour améliorer vos futurs achats.
La manière dont une entreprise aborde la partie analyse varie en fonction des besoins et des circonstances actuels, mais un processus type comprend les étapes suivantes :
- Identifier où les transactions sont effectuées et recueillir les données de dépenses en conséquence. Vérifier les erreurs et tout classer par catégorie. Ces étapes font toutes partie de la phase de visibilité, et le résultat est un référentiel de données propre et facile à analyser.
- N'oubliez pas de regrouper les fournisseurs dans le cadre de vos efforts de gestion des fournisseurs, ce qui vous permettra de mieux comprendre vos dépenses actuelles.
- Effectuez l'analyse, idéalement à l'aide des outils et services disponibles pour cette tâche. Identifiez de nouvelles catégories à contrôler, négociez de meilleurs contrats avec vos fournisseurs actuels, ou trouvez même de nouveaux fournisseurs qui vous proposeront des conditions plus avantageuses.
N'oubliez pas que le travail d'un analyste des dépenses n'est jamais terminé. Il existe toujours de nouvelles possibilités d'amélioration, alors faites-en un processus cyclique.
Gestion des dépenses dans les processus quotidiens
La dernière étape consiste à mettre en pratique vos conclusions. Élaborez des modifications aux politiques d'approvisionnement qui correspondent aux conclusions de l'analyse. Travaillez directement avec les chefs de service pour vous assurer qu'ils passent aux nouveaux fournisseurs que vous avez désignés.
Gardez à l'esprit que toutes les variations de dépenses ne seront pas liées à la production des biens et services que vous vendez, qui relèvent des dépenses directes. Les dépenses indirectes, en revanche, couvrent tous les autres coûts tels que la maintenance, le marketing, les services professionnels, le transport, etc.
N'oubliez pas de mesurer vos progrès à la fin. Déterminez le retour sur investissement de votre travail, qu'il s'agisse d'une augmentation des ventes ou d'une réduction des coûts liés à l'exploitation de l'entreprise.
Ce qu'une solution automatisée peut faire pour vous
Le triangle des dépenses, composé de la visibilité, de l'analyse et des changements de processus, montre à quel point les dépenses d'entreprise peuvent être complexes et multifacettes. L'optimiser pour améliorer les revenus et les relations avec les fournisseurs demande beaucoup de temps et d'efforts. Alors pourquoi ne pas moderniser votre approche ?
Les plateformes de gestion financière telles que Qvalia sont spécialement conçues pour les analystes des dépenses. Collectez, nettoyez et classez efficacement les données à l'aide d'un logiciel, puis laissez la plateforme générer des rapports et des informations utiles pour convaincre la direction.
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