Financiële, inkoop- en managementteams overal ter wereld zijn zich bewust van de voordelen van degelijk uitgavenbeheer. Het is bewezen dat een goed plan voor uitgavenanalyse en kostenbeheer de kosten verlaagt, terwijl de optimale kwaliteit van interne activiteiten en productieopbrengsten behouden blijft.
Het optimaliseren van de manier waarop uw bedrijf de producten en diensten ontvangt die het nodig heeft om te functioneren, is een van de beste stappen die u kunt nemen om een hogere winstgevendheid te behalen in een concurrerende markt.
Maar het kan frustrerend zijn om uitgavenanalyse toe te passen, vooral als u niet helemaal zeker weet hoe het werkt – of wat de beste manier is om het aan te pakken. Sommige managementteams raken gefrustreerd omdat het rendement op de investering niet zo hoog is als verwacht; processen komen traag op gang, kunnen technisch complex zijn en software voor uitgavenanalyse kan duur zijn.
In eerdere blogposts hebben we het belang van het verzamelen van uitgavengegevens en de kwaliteit van die gegevens besproken. Nu is het tijd om de rol van de uitgavenbeheerstrategie in een organisatie te onderzoeken.
Het concept wordt weergegeven in de driehoek van uitgavenbeheer: uitgavenanalyse, zichtbaarheid en processen. Deze drie componenten vormen de ruggengraat die een bedrijf nodig heeft om zijn kosten te beheersen, positievere relaties met leveranciers te bevorderen en de inkoop te optimaliseren.
Zichtbaarheid en uitgavenbeheer
Om inzicht te krijgen in de zichtbaarheid van uitgaven, moet u weten dat bepaalde statistieken bepalen hoe efficiënt een proces of toeleveringsketen is. Hoeveel geeft een afdeling bijvoorbeeld elk kwartaal uit? Welke producten worden er aangeschaft? Is de waarde van de inkooporders in overeenstemming met het budget en krijgt u waar voor uw geld in termen van kwaliteit?
Uitgavenzichtbaarheid, zoals de naam al aangeeft, is bedoeld om managementteams inzicht te geven in wat er met dit soort statistieken gebeurt, zowel in het verleden als in het heden. Met andere woorden, u weet hoe het geld door het bedrijf stroomt. Deze kennis is essentieel om verbeteringen aan te brengen in de uitgavenpatronen van het bedrijf.
Het bereiken van zichtbaarheid heeft grotendeels te maken met het verzamelen van gegevens en deze geschikt maken voor analyse. Dat wil zeggen:
- Verzamelen van uitgavengegevens van verschillende afdelingen en ervoor zorgen dat er geen ongeoorloofde uitgaven plaatsvinden die niet worden verantwoord.
- Het opschonen van de gegevens om eventuele discrepanties of fouten die onvermijdelijk voorkomen, op te lossen.
- Alles categoriseren zodat nuttige inzichten naar voren komen tijdens de analyse
Zichtbaarheid omvat natuurlijk veel meer dan dat, maar dit is het belangrijkste concept. Voor veel bedrijven is het een van de belangrijkste onderdelen van inkoopoptimalisatie.
Analyse en uitgavenbeheer
Op dit moment wilt u conclusies trekken uit de verzamelde uitgavengegevens en deze gebruiken om beter geïnformeerde zakelijke beslissingen te nemen over toekomstige uitgaven. Het algemene idee is om de informatie te categoriseren en te gebruiken om trends te ontdekken. Baseer vervolgens uw toekomstige inkoopverbeteringen op de bevindingen.
De manier waarop een bedrijf het analysegedeelte aanpakt, verschilt afhankelijk van de huidige behoeften en omstandigheden, maar een typisch proces omvat stappen zoals:
- Identificeer waar transacties worden uitgevoerd en verzamel de bijbehorende uitgavengegevens. Controleer op fouten en categoriseer alles. Deze stappen maken allemaal deel uit van de zichtbaarheidsfase en het resultaat is een overzichtelijke gegevensopslagplaats die gemakkelijk te analyseren is.
- Vergeet niet om leveranciers te groeperen als onderdeel van uw leveranciersbeheer, zodat u een beter inzicht krijgt in uw huidige uitgaven.
- Voer de analyse uit, idealiter met behulp van alle beschikbare tools en diensten. Identificeer nieuwe categorieën om de inkoop voor te controleren, onderhandel over betere contracten met huidige leveranciers of zoek zelfs nieuwe leveranciers die u een betere deal kunnen bieden.
Onthoud dat het werk van een uitgavenanalist nooit af is. Er zijn altijd nieuwe mogelijkheden om te verbeteren, dus maak er een cyclisch proces van.
Uitgavenbeheer in dagelijkse processen
De laatste stap is om je bevindingen in daden om te zetten. Ontwikkel veranderingen in het inkoopbeleid die aansluiten bij de conclusies van de analyse. Werk rechtstreeks samen met afdelingshoofden om ervoor te zorgen dat ze overstappen naar de nieuwe leveranciers die je hebt gespecificeerd.
Houd er rekening mee dat niet alle uitgavenveranderingen verband houden met de productie van de goederen en diensten die u verkoopt, die verband houden met directe uitgaven. Indirecte uitgaven omvatten daarentegen alle andere kosten, zoals onderhoud, marketing, professionele diensten, transport en andere.
Vergeet niet om aan het einde uw voortgang te meten. Ga na wat het rendement op de investering is voor het werk, of dat nu hogere omzet of lagere kosten voor het runnen van het bedrijf is.
Wat een geautomatiseerde oplossing voor u kan betekenen
De uitgavendriehoek van zichtbaarheid, analyse en procesveranderingen laat zien hoe veelzijdig en complex zakelijke uitgaven kunnen zijn. Het optimaliseren ervan voor betere inkomsten en leveranciersrelaties kost veel tijd en moeite, dus waarom zou u uw aanpak niet moderniseren?
Financieel beheerplatforms zoals Qvalia zijn speciaal ontwikkeld voor uitgavenanalisten. Verzamel, zuiver en categoriseer gegevens efficiënt met behulp van software en laat het platform nuttige rapporten en inzichten genereren om het management te informeren.