Vous vous interrogez sur l'analyse des dépenses et la manière de suivre vos données d'achat ? Pourquoi serait-il si difficile d'obtenir une vue d'ensemble des produits et services achetés pour votre entreprise ? La bonne nouvelle, c'est que vous aussi pouvez devenir un analyste des dépenses à part entière.
L'analyse des dépenses existe pour une bonne raison, car les achats et les dépenses professionnelles sont bien plus complexes que, par exemple, l'achat d'un nouvel ensemble de casseroles pour votre cuisine personnelle.
Les entreprises doivent constamment s'approvisionner auprès de fournisseurs pour mener à bien leurs opérations internes et fabriquer des produits ou fournir des services, qu'il s'agisse de matières premières ou de représentation. De nombreuses entreprises achètent en gros auprès d'un grand nombre de fournisseurs, et même de petits changements dans les dépenses peuvent avoir un impact important sur le fonctionnement de l'entreprise et la qualité de sa production. Cela affecte votre trésorerie et la réception de marchandises de mauvaise qualité peut nuire à la valeur que vous apportez à vos clients.
Tout comme les particuliers, les entreprises doivent suivre leurs dépenses. Quels petits achats ont été effectués par certains services sans être correctement enregistrés ? Identifier toutes ces petites dépenses vous aidera à prendre le contrôle des finances de votre entreprise. Peut-être achetez-vous trop d'un certain produit parce que plusieurs services de l'entreprise commandent des articles similaires.
Questions essentielles pour un analyste des dépenses
Les problèmes de ce type sont l'objet de l'analyse des dépenses, processus qui consiste à analyser les données relatives aux dépenses dans le but de réduire les coûts, de maintenir la qualité et d'améliorer les relations avec vos fournisseurs. Un analyste des dépenses posera les questions fondamentales suivantes :
- Qu'est-ce qui est acheté et pour quel montant ?
- Qui dans l'entreprise s'en charge ?
- Auprès de quel fournisseur achetons-nous ?
- Comment nos habitudes de consommation se comparent-elles à celles des années précédentes ?
Ces analystes mesurent et suivent des indicateurs de performance clés tels que le montant dépensé par catégorie de marchandises, le nombre et la composition des fournisseurs, la valeur des bons de commande, l'historique des prix des biens et services, et même les conditions générales des contrats avec les fournisseurs.
L'analyse des dépenses n'est en réalité qu'un élément parmi d'autres d'une philosophie commerciale globale appelée « gestion des dépenses ». L'objectif de ces efforts est de fournir une vue d'ensemble des flux financiers au sein de votre organisation. Si vous ne savez pas où va votre budget, comment pouvez-vous vous assurer qu'il est dépensé efficacement ?
Quels avantages puis-je attendre de mon analyste des dépenses ?
Certains responsables pourraient encore se demander : « Pourquoi se donner cette peine ? L'investissement en vaut-il vraiment la peine ? » Les avantages de l'analyse des dépenses justifient sans aucun doute les efforts déployés, ce qui explique pourquoi tant d'entreprises dans divers secteurs s'y intéressent.
En analysant vos données d'achat, vous pouvez profiter des avantages suivants :
- Augmentation des bénéfices : mettez en lumière les façons dont l'argent s'écoule du budget chaque année. Éliminez les achats en double, négociez des contrats plus avantageux et réduisez au minimum les dépenses non autorisées.
- Visibilité des dépenses : il n'est possible d'apporter des améliorations progressives et des changements à grande échelle au budget que lorsque vous disposez des données nécessaires. Où se trouvent ces opportunités et quelles sont les décisions commerciales les plus judicieuses ? La visibilité obtenue grâce à l'analyse des dépenses est la seule réponse.
- Relations avec les fournisseurs : vous pouvez non seulement améliorer votre budgétisation interne, mais aussi entretenir des relations positives avec vos fournisseurs. Négociez de meilleurs contrats en utilisant les données relatives aux dépenses pour prendre de meilleures décisions.
- Choisir ses fournisseurs : comme vous dépendez fortement de vos fournisseurs pour la qualité de vos produits, vous devez suivre les performances et la crédibilité de tous ceux auprès desquels vous vous approvisionnez. S'il existe un risque, apprenez à le détecter le plus tôt possible.
- Commandes en gros : attendez-vous à bénéficier de remises sur les achats en gros auprès des fournisseurs lorsque vous commandez de grandes quantités à la fois. L'analyse des dépenses permet aux services de collaborer et de trouver des opportunités d'économies de cette manière. Vous pourriez même trouver une autre entreprise disposée à négocier avec vous pour une commande commune.
- Conservation des registres : la conformité réglementaire exige parfois que vous documentiez les transactions et les activités financières. Le travail que vous effectuez pour l'analyse des dépenses suffit pour vous permettre de réaliser des audits chaque fois que cela est nécessaire.
- Évaluation comparative des performances : quels sont les services de l'entreprise qui dépensent le plus, et leur contribution à l'activité est-elle suffisante pour justifier ces coûts ? Si ce n'est pas le cas, cela peut être le signe qu'il est temps d'apporter des changements. L'analyse des dépenses permet également de fixer des objectifs réalisables pour l'avenir.
Mieux encore, grâce aux plateformes tierces automatisées d'analyse des dépenses, il n'a jamais été aussi facile et peu coûteux de se lancer.
Pour en savoir plus sur l'analyse des dépenses, consultez ce guide.
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