Vindt u het lastig om uw uitgaven te analyseren en uw inkoopgegevens bij te houden? Wat is er nou zo moeilijk aan om een overzicht te krijgen van de producten en diensten die voor uw bedrijf worden aangeschaft? Het goede nieuws is dat ook u een volwaardige uitgavenanalist kunt worden.
Uitgavenanalyse bestaat om een goede reden, aangezien inkoop en zakelijke uitgaven veel complexer zijn dan bijvoorbeeld het kopen van een nieuwe set pannen voor uw keuken thuis.
Bedrijven moeten voortdurend aankopen doen bij leveranciers om hun interne activiteiten uit te voeren en producten te vervaardigen of diensten te leveren – van grondstoffen tot vertegenwoordiging. Veel bedrijven kopen in bulk in bij een groot aantal leveranciers, en zelfs kleine veranderingen in de uitgaven kunnen een grote invloed hebben op de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de output. Het beïnvloedt uw cashflow en het ontvangen van goederen van slechte kwaliteit kan de klantwaarde die u biedt schaden.
Net als gewone mensen moeten bedrijven hun uitgaven bijhouden. Welke kleine aankopen zijn door bepaalde afdelingen gedaan die niet correct zijn geregistreerd? Door al deze kleine uitgaven op te sporen, krijgt u meer controle over de bedrijfsfinanciën. Misschien koopt u te veel van een bepaald product omdat meerdere afdelingen van het bedrijf soortgelijke artikelen bestellen.
Essentiële vragen voor een uitgavenanalist
Problemen als deze zijn het doel van uitgavenanalyse, het proces waarbij uitgavengegevens worden geanalyseerd om kosten te verlagen, kwaliteit te behouden en betere relaties met uw leveranciers te bevorderen. Een uitgavenanalist zal de volgende basisvragen stellen:
- Wat wordt er gekocht en voor hoeveel?
- Wie in het bedrijf doet dat?
- Bij welke leverancier kopen we in?
- Hoe verhouden onze uitgavenpatronen zich tot die van voorgaande jaren?
Deze analisten meten en volgen belangrijke prestatie-indicatoren, zoals het bedrag dat per categorie goederen wordt uitgegeven, het aantal en de samenstelling van leveranciers, de waarde van de inkooporders, de prijsgeschiedenis van goederen en diensten, en zelfs de voorwaarden van leverancierscontracten.
Uitgavenanalyse is eigenlijk slechts één onderdeel van een algemene bedrijfsfilosofie die bekend staat als uitgavenbeheer. Het doel van deze inspanningen is om een volledig overzicht te geven van de geldstroom binnen uw organisatie. Als u niet weet waar het budget naartoe gaat, hoe kunt u er dan voor zorgen dat het efficiënt wordt besteed?
Welke voordelen kan ik verwachten van mijn uitgavenanalist?
Sommige managers vragen zich misschien nog steeds af: "Waarom zouden we ons überhaupt met dit proces bezighouden? Is het de investering wel waard?" De voordelen van uitgavenanalyse maken de inspanning zeker de moeite waard, en daarom streven zoveel organisaties in verschillende sectoren ernaar.
Door je aankoopgegevens te analyseren, kun je profiteren van:
- Hogere winsten: Breng in kaart hoe er elk jaar geld uit de begroting wegvloeit. Voorkom dubbele aankopen, onderhandel over betere contracten en minimaliseer ongeoorloofde uitgaven.
- Zichtbaarheid van uitgaven: Incrementele verbeteringen en grootschalige wijzigingen in het budget zijn alleen mogelijk als u over de juiste gegevens beschikt. Waar liggen die kansen en welke zakelijke beslissingen zijn het meest zinvol? Het antwoord ligt in de zichtbaarheid die u krijgt door uitgavenanalyse.
- Relaties met leveranciers: u kunt niet alleen uw interne budgettering verbeteren, maar ook positieve relaties met uw leveranciers opbouwen. Onderhandel over betere contracten door uitgavengegevens te gebruiken om betere beslissingen te nemen.
- Leveranciers kiezen: Omdat u voor de kwaliteit van uw productoutput sterk afhankelijk bent van leveranciers, wilt u de prestaties en geloofwaardigheid van alle leveranciers waarvan u koopt, bijhouden. Als er risico's aan verbonden zijn, leer deze dan zo snel mogelijk te herkennen.
- Grootschalig bestellen: verwacht kortingen van leveranciers wanneer u grote hoeveelheden tegelijk bestelt. Door middel van uitgavenanalyse kunnen afdelingen samenwerken en mogelijkheden vinden om op deze manier te besparen. Misschien vindt u zelfs een ander bedrijf dat met u wil onderhandelen over een gezamenlijke bestelling.
- Administratie bijhouden: Om aan de regelgeving te voldoen, moet u soms transacties en financiële activiteiten documenteren. Het werk dat u doet voor uitgavenanalyse is voldoende om u in staat te stellen om waar nodig een audit uit te voeren.
- Benchmarkingprestaties: welke afdelingen binnen het bedrijf geven het meeste uit en leveren ze voldoende bijdrage aan het bedrijf om de kosten te rechtvaardigen? Zo niet, dan is dat misschien een teken dat er veranderingen nodig zijn. Uitgavenanalyse helpt ook bij het stellen van haalbare doelen voor de toekomst.
Het beste van alles is dat het starten net zo eenvoudig en goedkoop is als altijd, dankzij geautomatiseerde platforms van derden voor uitgavenanalyse.
Lees meer over uitgavenanalyse in deze gids.
Uitgavenmonitor: maak van uitgavenanalyse een concurrentievoordeel
Bent u op zoek naar een eersteklas oplossing om uw financiële processen te verbeteren en een robuuste routine voor uitgavenanalyse binnen uw bedrijf te implementeren? Met de geïntegreerde functie Spend Monitor van Qvalia zijn uw uitgavengegevens in realtime toegankelijk.
Gerelateerde artikelen
De United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC) is een wereldwijd erkend classificatiesysteem voor producten en diensten. Het biedt een gestandaardiseerde manier om verschillende goederen en diensten in verschillende sectoren te categoriseren.
In de huidige datagestuurde wereld zijn bedrijven voortdurend op zoek naar innovatieve manieren om waarde te halen uit hun enorme hoeveelheden informatie. Een waardevol bezit dat vaak onbenut blijft, is gestructureerde bedrijfsdata.
Structureren en classificeren van uw gegevens Effectieve classificatie van transacties — inzicht in wat er in uw organisatie gebeurt op het gebied van facturen en uitgaven ...