Die digitale Transformation des Finanzwesens beschleunigt sich, doch die Datenextraktion aus Bilddateien bleibt eine zentrale Herausforderung. Trotz Fortschritten bei der Automatisierung verlangsamen unstrukturierte Dokumente - wie PDFs - weiterhin Prozesse, verursachen Fehler und zementieren Ineffizienzen.
Wir bei Qvalia sind bestrebt, diese Ineffizienzen zu beseitigen. Unser PDF-Rechnungserfassung, ein kostenloses KI-gestütztes Tool, zeigt, wie die Rechnungsbearbeitung durch Extraktion und Strukturierung wichtiger Datenelemente vereinfacht wird. Indem wir diesen Service leicht zugänglich machen, wollen wir dazu beitragen, den Übergang von statischen Dokumentenformaten zu strukturierten, maschinenlesbaren Daten zu beschleunigen, die eine echte Automatisierung mit wirklich elektronischen Geschäftsdokumenten ermöglichen.
Die Herausforderung: unstrukturierte Rechnungsdaten
Obwohl sich die elektronische Rechnungsstellung über Netzwerke wie Peppol immer mehr durchsetzt, verlassen sich Unternehmen weltweit immer noch auf PDF-Rechnungen. Die Herausforderung besteht darin, dass PDF-Rechnungen, obwohl sie digital sind, keine strukturierten, sofort maschinenlesbaren Informationen enthalten, die für die digitale Verarbeitung unerlässlich sind. Die digitale Verarbeitung wiederum ermöglicht Automatisierung, Validierung und Analyse. Dies führt zu erheblichen Ineffizienzen:
- Manuelle Dateneingabe, insgesamt eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe
- Langsamere Bearbeitungszeiten verzögern die Arbeitsabläufe in der Kreditorenbuchhaltung
- Begrenzte Automatisierung führt zu Schwierigkeiten bei der Validierung, Abstimmung und Freigabe
- Fehlende finanzielle Einblicke, die den Zugang zu Echtzeitdaten einschränken
Die Lösung besteht im Wesentlichen darin, von unstrukturierten Informationen (wie PDF-Rechnungen) zu strukturierten Daten überzugehen, die nahtlos verarbeitet, validiert und in Finanzsysteme integriert werden können.
Wie KI die Datenerfassung verbessert
PDF-Dateien sind jedoch nach wie vor sehr verbreitet und können kurzfristig nur schwer aus Ihrer Lieferkette entfernt werden.
Herkömmliche OCR-Lösungen werden zur Extraktion von Text aus Rechnungen verwendet, erfordern jedoch häufig manuelle Anpassungen und basieren auf vorlagenbasierten Konfigurationen. Die KI-gesteuerte Datenerfassung bietet einen fortschrittlicheren Ansatz:
- Intelligente OCR erkennt und extrahiert wichtige Rechnungsdatenfelder
- Eine automatische Datenvalidierung kann integriert werden und gewährleistet die Genauigkeit und Konsistenz sowie die Rechtskonformität von Rechnungsdokumenten.
- Die Positionsklassifizierung kategorisiert Produkte und Dienstleistungen in standardisierte Taxonomien, wie UNSPSC
- Strukturierte Ausgabe wandelt Rechnungsdaten in ein beliebiges Geschäftsnachrichtenformat um und ermöglicht so eine nahtlose Systemintegration
Dieser Ansatz reduziert die manuelle Arbeit, verbessert die Datenqualität und ermöglicht es den Finanzteams, sich auf höherwertige Aktivitäten zu konzentrieren.
Entdecken Sie die KI-unterstützte PDF-Rechnungserfassung
Um die Vorteile der KI-gesteuerten Dokumentenverarbeitung zu demonstrieren, haben wir die PDF-Rechnungserfassung kostenlos zur Verfügung gestellt. Benutzer können eine Rechnung hochladen, strukturierte Daten extrahieren und die Vorteile der Automatisierung aus erster Hand erfahren.
Unsere Aufgabe ist es, die digitale Transformation von Geschäftstransaktionen und Finanzdatenmanagement zu beschleunigen, und dies ist ein Teil des Puzzles. Durch die Umwandlung der Rechnungsverarbeitung von einer manuellen Aufgabe in einen strukturierten, automatisierten Arbeitsablauf machen Unternehmen einen riesigen Sprung in Richtung verbesserter Genauigkeit, erhalten Echtzeit-Einblicke und beschleunigen die digitale Transformation. Informieren Sie sich oder kontaktieren Sie uns, um mehr über PDF-Erfassung und Datenextraktion im großen Maßstab zu erfahren.
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