De meeste mensen zijn bekend met het concept van automatisering. Als u op een financiële afdeling werkt, heeft u waarschijnlijk wel eens nagedacht over hoe automatisering uw efficiëntie kan verhogen. Het efficiënt laten functioneren van uw bedrijf is essentieel voor het handhaven van een budget naarmate uw bedrijf groeit. Maar met gegevens van slechte kwaliteit komt u niet ver.
Automatisering is het logische einddoel voor elk financieel team dat zijn efficiëntie wil verbeteren, maar het vereist voorbereiding om uw bedrijf klaar te maken voor die laatste stap. Er zijn veel obstakels bij het implementeren van automatisering in uw bedrijf. Binnen de kernactiviteiten zijn analoge facturen, pdf's en gedrukte papieren facturen een van de meest voorkomende obstakels, die voor veel bedrijven een belangrijke bottleneck vormen voor de efficiëntie.
Wat kunt u doen om uw bedrijf klaar te maken voor de overgang van analoge facturen naar e-facturen? Laten we eerst beginnen met de basis.
Wat is het probleem met papieren facturen?
Waarom is gegevensinvoer tegenwoordig zo'n groot probleem voor bedrijven? De belangrijkste reden is dat u ervoor moet zorgen dat u en uw software de gegevens correct lezen.
Het lezen van gegevens van papier vereist een handmatige controle door een mens. Dit is op zich al een tijdrovende en dure taak. Tegenwoordig zijn papieren facturen niet het enige type gegevensinvoer dat de efficiëntie vermindert.
Andere analoge vormen van gegevens, voornamelijk PDF-bestanden, zijn om dezelfde reden net zo slecht als papier. Hoewel er geautomatiseerde PDF-lezers bestaan die op grote schaal worden gebruikt, zijn CFO's zich maar al te bewust van de hoge foutmarge.
Het lezen, verwerken en goedkeuren van facturen zijn allemaal repetitieve taken die geen goed gebruik maken van de tijd van uw medewerkers, zelfs als het proces wordt ondersteund door software. Wanneer u automatisering wilt invoeren, is het doel om repetitieve taken overbodig te maken. Het elimineren van papieren en pdf-facturen is dan een optimale start.
E-facturen: het alternatief voor analoge invoer
Verrassend genoeg wordt gedigitaliseerde data nog niet op grote schaal door bedrijven gebruikt. Ondanks dat het eerste elektronische document al in 1965 werd gebruikt, maken veel bedrijven nog steeds gebruik van papieren en pdf-facturen. Slechte dataformaten kunnen de datakwaliteit en de efficiëntie van uw processen verminderen.
E-documenten zijn een eenvoudige oplossing voor dit probleem. Ze garanderen niet alleen gegevens van goede kwaliteit, maar de implementatie van e-documenten in uw bedrijf opent ook de deur naar allerlei vormen van automatisering. Het is niet nodig om een medewerker pagina's en pagina's met facturen te laten doorlezen wanneer een computer alle gegevens van een e-factuur onmiddellijk kan verwerken.
U kunt uw bedrijf eenvoudig omzetten naar een volledig digitaal gegevensverwerkingssysteem zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over het doorsturen of verwerken van papieren documenten. Hoewel het enige moeite kost om uw bedrijf voor te bereiden op deze overgang, zijn de besparingen op lange termijn de investering meer dan waard.
De beste start voor uw bedrijf: leveranciersfacturen
Hoewel er verschillende digitaliseringsopties zijn voor de gegevens waarmee uw bedrijf werkt, zijn facturen van leveranciers meestal de beste optie om mee te beginnen. Facturen van leveranciers zijn een constante bron van gegevens die uw bedrijf nauwkeurig moet verwerken, dus uw inspanningen op dit gebied zullen niet voor niets zijn.
Het invoeren van een beleid dat uw leveranciers verplicht om u digitale e-facturen te sturen, heeft ook geen enkele invloed op uw klanten. Dit maakt het een risicoloze eerste stap naar end-to-end automatisering voor uw bedrijf. Door uw leveranciers een stimulans te geven om hun factuurformaat te wijzigen, kunt u ook het risico afwenden dat de bedrijfsvoering buiten uw bedrijf om verandert. En het is een win-winsituatie, want transacties op basis van digitale gegevens zijn aanzienlijk veiliger, sneller en goedkoper voor u en uw zakenpartner.
Door uw leveranciers over te schakelen op e-facturen zal de datakwaliteit voor uw hele bedrijf positief worden beïnvloed. Al uw gegevens zijn immers afhankelijk van de invoergegevens die u ontvangt. Door menselijke fouten te elimineren en ervoor te zorgen dat de gegevens correct worden gelezen, kunt u de druk van kostbare fouten uit uw budget verwijderen.
Met de juiste tools is het eenvoudig om aan de slag te gaan met e-facturen.
Het overschakelen van uw leveranciers naar e-facturering is slechts het begin van de overstap van uw bedrijf naar digitale gegevensformaten. Met het einddoel van end-to-end automatisering in het vooruitzicht, wilt u ook de rest van de kritieke gegevens van uw bedrijf digitaliseren.
Voor het implementeren van een succesvolle digitaliseringsstrategie is de hulp van experts uit de sector nodig, en dat is waar ons e-documentteam om de hoek komt kijken. Het team van Qvalia heeft meer dan tien jaar ervaring met het helpen van bedrijven bij de transitie en het beheren van hun gegevens.
Wilt u meer weten over hoe automatisering uw financiële afdeling en kernactiviteiten kan verbeteren? Download dan vandaag nog ons e-book 'Automatisering voor CFO's' voor meer informatie.
Gerelateerde artikelen
Kunstmatige intelligentie verandert bedrijfsprocessen en financiën vormen daarop geen uitzondering. Onze nieuwste whitepaper een overzicht van AI in financiën en boekhouding, onderzoekt praktische use cases en schetst hoe u aan de slag kunt gaan met de implementatie ervan.
De invoering van elektronische facturering en elektronische aanbestedingen versnelt binnen het openbaar bestuur in Europa. Een recent Zweeds onderzoek biedt inzicht in de situatie bij gemeenten en centrale overheidsinstanties.
We introduceren PDF-factuurregistratie: een krachtige tool voor het omzetten van PDF naar XML om PDF-facturen te digitaliseren, transformeren, analyseren en verrijken. De tool is een lichtgewicht gratis versie van onze AI-oplossing voor documentverwerking.