Een soepele en regelmatige cashflow is van cruciaal belang. Een complex factureringsproces kan een hindernis vormen tussen een gesloten deal en de betaling op uw rekening, waardoor de betaling vertraging kan oplopen. Naarmate de organisatie groeit, neemt ook de complexiteit van facturering en incasso toe.
Als uw bedrijf producten of diensten op basis van een abonnement aanbiedt, maakt het beheren van bestellingen en abonnementsfacturering het factureringsproces nog ingewikkelder. In dit artikel bekijken we de voordelen van technologiegebaseerd boekhoudbeheer en hoe technologie u kan helpen bij het vereenvoudigen van facturering en facturatie.
Volgens het rapport van AccountingToday is 62% van de grote bedrijven van plan om hun uitgaven voor technologie in 2019 te verhogen. Daarnaast is 45% van de middelgrote bedrijven en 37% van de kleine bedrijven ook van plan om hun uitgaven voor technologie te verhogen. In 2018 meldde de Year Ahead-enquête van AccountingToday dat het bijblijven met technologie de grootste uitdaging is voor middelgrote bedrijven.
Aan de andere kant gebruiken sommige bedrijven platforms die niet zijn gekoppeld aan CRM- en offertesystemen waar de order oorspronkelijk is gegenereerd. Dit leidt tot handmatige gegevensinvoer en vertraagt het proces. Het implementeren van de verkeerde tool leidt altijd tot slechte resultaten en slechte bedrijfsvoering.
Het gebruik van eenvoudige facturatiesoftware kan goedkoop zijn, maar het zal pas effectief zijn als u de nuances van uw factureringsproces begrijpt. Zodra u een factureringsproces voor klanten hebt gevonden dat soepel verloopt, kunt u factureringssoftware implementeren om het proces te automatiseren.
1. Standaardiseer en schaal uw facturatie- en betalingsproces
Als u een klein B2B-bedrijf bent met weinig klanten, dan kan het gebruik van een eenvoudig Excel-sheet en een PayPal-account voor u werken. Dit is echter niet geschikt voor schaalvergroting. U kunt niet dezelfde processen volgen zodra uw organisatie groeit tot 50 of meer klanten. De beste manier om uw facturering en betalingsprocedure te vereenvoudigen, is door te kiezen voor een gebruiksvriendelijke tool die schaalbaarheid biedt.
De beste facturatie-app helpt u hetzelfde proces te implementeren, ongeacht het aantal klanten. Zodra uw bedrijf groeit, beschikt u over een reeks gestandaardiseerde procedures die gemakkelijk kunnen worden gedelegeerd en waarvoor u geen andere tool hoeft te implementeren. Er gaan geen facturen verloren, worden niet vergeten of blijven onbetaald. Dit maakt uw boekhoudproces consistent en eenvoudig.
2. Ga volledig digitaal
Volgens een onderzoek bedragen de gemiddelde kosten voor het verwerken van een papieren factuur € 17,40. Bedrijven kunnen deze kosten terugbrengen tot slechts € 1 door gebruik te maken van Electronic Data Interchange. Dankzij nieuwere technologieën en goedkope online betaaloplossingen gaan de meeste bedrijven papierloos werken. Digitale betaalmethoden zijn ook veel sneller dan traditionele methoden. Door volledig digitaal te gaan werken, kunt u uw factureringsproces milieuvriendelijker, efficiënter en productiever maken.
3. Inkomende betalingen vereenvoudigen
Als u traditionele boekhoud- en accountingprocessen gebruikt, wordt het een uitdaging om gedeeltelijke betalingen en betalingen in meerdere valuta's te beheren. Het bijhouden van gedeeltelijk openstaande betalingen en het omrekenen van internationale betalingen naar uw lokale valuta kost u veel tijd en energie als u veel van dergelijke klanten heeft. De software automatiseert dergelijke activiteiten, waardoor u veel tijd en moeite bespaart.
4. Automatiseer het facturerings- en herinneringsproces
Automatiseringstools maken uw factureringsproces efficiënter en nauwkeuriger. Met een goed uitgerust factureringssysteem kunt u de betalingstermijn vastleggen en herinneringen instellen als uw klant niet betaalt.
Zodra de betalingstermijn is verstreken, worden er automatisch herinneringen naar uw klanten gestuurd. Zodra u de betaling hebt ontvangen, wordt er ook een bevestigingsmail verzonden.
5. Versimpel rapportage en belastingen
Rapportage en belastingafdracht worden een enorme hoofdpijn wanneer u vertrouwt op traditionele boekhoud- en administratieve processen. Elke fout in rapportage of belastingafdracht leidt tot onnodige complicaties. Voor elke ondernemer en financieel professional zou het vereenvoudigen van rapportage en belastingafdracht een enorme zegen zijn. Zodra u kiest voor facturatiesoftware, genereert deze automatisch rapporten en voert deze het grootste deel van de belastingberekeningen voor u uit.
Facturatiesoftware kan de kloof tussen gesloten deals en contant geld overbruggen.
Het runnen van een bedrijf is vrij duur, omdat u overheadkosten en bedrijfsactiviteiten moet beheren. Zonder geld komen te zitten of financiële problemen hebben kan pijnlijk zijn. Door uw factureringsproces te vereenvoudigen en zoveel mogelijk te automatiseren, kunt u het sneller en efficiënter maken met behulp van oplossingen zoals deze topvoorbeelden van facturering van FinancesOnline.
Met automatisering kunt u een herhaalbaar proces creëren voor de parameters van uw bestellingen (zoals abonnementen en verlengingen) en de factuur automatisch en nauwkeurig versturen. Eenvoudige en efficiënte factureringssoftware helpt u om het bedrag veel sneller te ontvangen en de operationele en boekhoudkundige tijd te verminderen.
Bekijk eens Qvalia, een gratis tool voor het beheer van elektronische facturen waarmee u transacties kunt beheren en automatiseren in één gecentraliseerd, cloudgebaseerd platform.
Gerelateerde artikelen
We lanceren Connect — de online tool en API voor zakelijke berichten om elektronische facturering en orderbeheer voor elk bedrijf eenvoudiger, sneller en kostenefficiënter te maken.
Lees meer over het concept van factuurautomatisering, de voordelen ervan, het implementatieproces en het potentieel om de bedrijfsefficiëntie te transformeren.
Een nieuwe release onze gebruikers een verbeterde gebruikerservaring en aanzienlijke upgrades van het financiële proces voor klanten met een betaald abonnement. De nieuwe ...