La transformation numérique dans le domaine financier est complexe, mais se lancer peut être plus simple que vous ne le pensez. Voici les éléments fondamentaux d'une automatisation financière réussie.
Une numérisation et une automatisation réussies et durables sont pratiquement impossibles sans un contrôle granulaire des données quotidiennes liées aux fonctions financières essentielles.
Tout projet de transformation numérique durable doit se concentrer sur les données et veiller à ce que les informations gérées soient numériques, correctes et structurées. S'assurer que les données financières sont traitées conformément aux règles générales de gestion des données constitue en réalité un énorme pas en avant. Cela vous aide notamment à éviter les écarts, qui sont sans doute l'un des pires ennemis de toute technologie d'automatisation.
Les données constituent les éléments fondamentaux de l'automatisation financière. Les équipes financières et les responsables numériques de l'organisation doivent répondre à ces questions pour réaliser des progrès tangibles :
- Comment les données sont-elles saisies dans le processus ?
- Comment garantissons-nous la qualité des données ? Comment savons-nous qu'elles sont correctes ?
- Comment structurer, traiter et visualiser les données en fonction de nos besoins ?
Grâce à une numérisation accrue et à une meilleure qualité des données, vous disposerez de capacités radicalement améliorées pour programmer vos processus, adaptés sur mesure à votre organisation, et vous bénéficierez d'un meilleur contrôle et d'une automatisation efficace. Qu'il s'agisse de reporting, de gestion des factures, d'obtention de données précises sur les dépenses, d'optimisation des flux de trésorerie et des paiements, des flux de travail ou de tout autre aspect des opérations financières.
Explorons plus en détail ces trois domaines clés et leur impact sur vos opérations financières.
Éliminer les saisies manuelles
En réduisant le nombre de points de contact manuels, vous améliorerez non seulement la rapidité de vos opérations, mais vous prendrez également des mesures importantes pour éviter des erreurs coûteuses en aval.
En utilisant des documents commerciaux lisibles par machine, en particulier les factures électroniques, et en les intégrant à des sources de données externes mises à jour, vous pourrez rationaliser vos processus et réduire le besoin de saisir des informations. Cela est particulièrement urgent dans le cas de tâches répétitives.
Voici quelques points de départ pour réduire le besoin de saisies manuelles :
- Cartographiez votre processus. Rendez-leaussi visuel que possible afin d'avoir une vue d'ensemble des obstacles et des possibilités d'optimisation.
- Identifiez les points de contact manuels.Dressez une liste de toutes les étapes du processus nécessitant des saisies manuelles, de la comptabilisation des factures à l'ajout de nouveaux fournisseurs dans le registre.
- Évaluez votre pile, explorez les ajouts possibles. Passez en revue vos systèmes informatiques actuels, leur configuration et leur capacité à réduire les saisies manuelles. Étudiez la possibilité d'ajouter des outils basés sur le cloud pour combler les lacunes.
Optimisez la qualité de vos données
La qualité de vos informations est un facteur essentiel pour réussir votre transformation numérique. Voyons brièvement ce qui définit la qualité d'un point de vue financier.
Un aspect important est certainement l'exactitude des informations. Prenons l'exemple des factures : contiennent-elles toutes les informations requises ? Correspondent-elles à la livraison et à l'accord commercial ? Un autre aspect concerne le support sur lequel sont stockées les informations. Est-il facile à comprendre et à traiter ? Est-il lisible par machine ? La grande majorité des factures sont encore au format PDF, ce qui nécessite de les scanner et de les interpréter avant de pouvoir les traiter, ce qui explique en grande partie pourquoi environ 90 % des factures dans le monde sont encore traitées manuellement.
En améliorant la qualité des données, vous serez mieux à même de rationaliser vos processus et de rendre l'automatisation plus efficace. Étant donné que 99 % des écarts nécessitent un travail manuel, qu'il s'agisse du traitement des factures, de la comptabilité, des paiements, du reporting ou de tout autre aspect des opérations financières, ils risquent toujours de court-circuiter tout processus automatisé.
Pour de nombreuses entreprises, l'amélioration de la qualité des données est la première étape naturelle vers une automatisation solide et durable dans le domaine financier.
- Passez au numérique. Les entreprises qui souhaitent améliorer rapidement la qualité de leurs données doivent adopter la facturation électronique comme pierre angulaire de leurs transactions. Exigez des factures électroniques de vos fournisseurs afin d'augmenter la part des données électroniques. D'autres mesures peuvent être prises, telles que la mise en place de contrats numériques et l'étude de la disponibilité (et de la facilité d'utilisation) des infrastructures de courrier électronique. Veillez à ce que les nouveaux processus de stockage et d'intégration soient clairement définis et mis en œuvre.
- Automatisez la validation. Assurez-vous de disposer des outils adéquats pour automatiser la validation des documents commerciaux volumineux et exigeants en termes de travail, tels que les factures. Définissez vos règles et exigences spécifiques et mettez en place une technologie qui identifie et gère les écarts à votre place.
- Utilisez les normes internationales. Évitez les problèmes d'interopérabilité (et les frais de consultation), utilisez des normes mondiales telles que Peppol.
Structurez vos données
Des données de haute qualité et lisibles par machine peuvent faire des merveilles pour vos processus financiers. Avec la technologie adéquate, les données financières structurées ne sont pas seulement une condition préalable pour éviter les erreurs, mais aussi un moyen d'obtenir de nouvelles informations, en particulier dans des domaines urgents tels que les achats ou la comptabilité.
Les transactions structurées, validées et approuvées numériquement peuvent, par exemple, être enregistrées automatiquement dans votre grand livre général au niveau des postes individuels. Vos dépenses professionnelles peuvent être rendues visibles avec beaucoup moins d'efforts. Les analyses peuvent montrer non seulement les achats au niveau du montant total des factures, mais aussi pour chaque produit ou service acheté.
- Établissez des indicateurs d'analyse des dépenses. Achetez-vous auprès des bons fournisseurs et au bon prix ? Existe-t-il des opportunités cachées pour conclure des accords centralisés ? Devez-vous mieux contrôler les dépenses non conformes ? Déterminez les indicateurs clés de performance (KPI) qui vous seront les plus utiles et vous aideront à prendre des décisions d'achat stratégiques.
- Définissez les capacités et les délais. Quel est actuellement votre ratio entre les formats structurés analogiques et numériques ? Entre les PDF et les factures électroniques ? Le volume de données structurées dans votre pool de données financières actuel détermine jusqu'où vous pouvez aller dès le départ.
- Simplifiez le processus comptable. Grâce à un processus financier numérisé et à des données transactionnelles structurées, vous êtes en mesure de réduire la complexité comptable. Votre tableau a-t-il besoin de centaines de comptes si les données sont structurées numériquement et facilement accessibles ? La transformation numérique dans le domaine financier nécessite de s'adapter aux règles de gestion des données, et non à des principes vieux de plusieurs siècles, conçus pour un monde où l'on utilisait encore des stylos et du papier.
L'automatisation financière simplifiée
Qvalia est différent. Nous avons développé une plateforme visant à transformer les opérations financières en nous basant sur les principes de la gestion des données. Le résultat : une automatisation radicalement améliorée, un meilleur contrôle et un accès simplifié à vos informations de dépenses. Notre technologie basée sur le cloud est facile à configurer et à intégrer à votre ERP existant.