Digitale transformatie in de financiële sector is complex, maar het is misschien eenvoudiger dan u denkt om ermee te beginnen. Hier zijn de bouwstenen voor succesvolle financiële automatisering.
Succesvolle – en duurzame – digitalisering en automatisering zijn vrijwel onmogelijk zonder gedetailleerde controle van de dagelijkse gegevens met betrekking tot kernfuncties op financieel gebied.
Elk duurzaam digitaal transformatieproject moet zich richten op data en ervoor zorgen dat de beheerde informatie digitaal, correct en gestructureerd is. Ervoor zorgen dat de financiële data volgens de algemene regels voor databeheer wordt verwerkt , is eigenlijk al een enorme stap vooruit. Het helpt je namelijk om afwijkingen te voorkomen, wat misschien wel een van de grootste vijanden van elke automatiseringstechnologie is.
Data vormen de bouwstenen van financiële automatisering. Financiële teams en digitale leiders binnen de organisatie moeten deze vragen aanpakken om tastbare vooruitgang te boeken:
- Hoe worden de gegevens in het proces ingevoerd?
- Hoe waarborgen we de kwaliteit van de gegevens? Hoe weten we dat deze correct zijn?
- Hoe structureren, verwerken en visualiseren we de gegevens volgens onze behoeften?
Met toenemende digitalisering en betere datakwaliteit beschikt u over aanzienlijk verbeterde mogelijkheden om uw processen te programmeren, op maat gemaakt voor uw organisatie, en krijgt u meer controle en efficiënte automatisering. Of het nu gaat om rapportage, factuurbeheer, het verkrijgen van nauwkeurige uitgavengegevens, het optimaliseren van cashflow en betalingen, workflows of enig ander aspect van de financiële bedrijfsvoering.
Laten we deze drie belangrijke gebieden en hun impact op uw financiële activiteiten verder onderzoeken.
Handmatige invoer elimineren
Door het aantal handmatige contactmomenten te verminderen, verhoogt u niet alleen de snelheid van uw activiteiten, maar neemt u ook belangrijke maatregelen om kostbare fouten in latere fasen te voorkomen.
Door gebruik te maken van machinaal leesbare bedrijfsdocumenten, met name e-facturen, en deze te integreren met externe, bijgewerkte gegevensbronnen, kunt u processen stroomlijnen en de noodzaak om informatie in te voeren verminderen. Dit is vooral urgent bij repetitieve taken.
Hier zijn een paar uitgangspunten om de noodzaak van handmatige invoer te verminderen:
- Breng uw proces in kaart. Maakhet zo visueel mogelijk om een overzicht te krijgen van hindernissen en mogelijkheden voor optimalisatie.
- Bepaal handmatige contactpunten.Maak een korte lijst van elke stap in het proces die handmatige invoer vereist, van het boeken van facturen tot het toevoegen van nieuwe leveranciers aan het dossier.
- Evalueer uw stack en onderzoek mogelijkheden voor uitbreiding. Bekijk uw huidige IT-systemen en -configuratie en hun mogelijkheden om handmatige invoer te verminderen. Onderzoek de mogelijkheid om cloudgebaseerde tools toe te voegen om de hiaten op te vullen.
Maximaliseer uw datakwaliteit
De kwaliteit van uw informatie is een essentiële factor voor succes bij digitale transformatie. Laten we kort bekijken wat kwaliteit vanuit een gegevensperspectief in de financiële sector inhoudt.
Een belangrijk aspect is zeker de juistheid van de informatie. Neem bijvoorbeeld facturen: bevatten deze de vereiste informatie? Komen ze overeen met de levering en de zakelijke overeenkomst? Een ander aspect is het medium waarop de informatie wordt vastgelegd. Is het gemakkelijk te begrijpen en te verwerken? Is het machinaal leesbaar? Het overgrote deel van de facturen bestaat nog steeds uit pdf's die moeten worden gescand en geïnterpreteerd voordat ze verder kunnen worden verwerkt. Dit is een belangrijke reden waarom ongeveer 90% van de facturen wereldwijd nog steeds handmatig wordt verwerkt.
Door de datakwaliteit te verbeteren, bent u beter in staat om uw processen te stroomlijnen en automatisering effectiever te maken. Aangezien afwijkingen in 99 van de 100 gevallen handmatig werk vereisen – of het nu gaat om factuurverwerking, boekhouding, betalingen, rapportage of enig ander aspect van financiële activiteiten – vormen ze altijd een risico voor geautomatiseerde processen.
Voor veel bedrijven is het verbeteren van de datakwaliteit de logische eerste stap naar solide en duurzame automatisering op financieel gebied.
- Ga digitaal. Bedrijven die snel de datakwaliteit willen verbeteren, moeten e-facturering als hoeksteen van hun transacties gaan gebruiken. Vraag uw leveranciers om e-facturen om het aandeel elektronische data te vergroten. Andere stappen kunnen zijn: digitale contracten en het onderzoeken van de beschikbaarheid (en bruikbaarheid) van elektronische postinfrastructuren. Zorg ervoor dat nieuwe processen voor opslag en integratie duidelijk worden gedefinieerd en geïmplementeerd.
- Automatiseer validatie. Zorg ervoor dat u over de juiste tools beschikt om de validatie van grote hoeveelheden en arbeidsintensieve bedrijfsdocumenten, zoals facturen, te automatiseren. Definieer uw specifieke regels en vereisten en maak gebruik van technologie die afwijkingen voor u identificeert en beheert.
- Gebruik internationale standaarden. Vermijd interoperabiliteitsproblemen (en advieskosten) en gebruik wereldwijde standaarden zoals Peppol.
Structureer uw gegevens
Hoogwaardige, machinaal leesbare gegevens kunnen wonderen doen voor uw financiële processen. Met de juiste technologie zijn gestructureerde financiële gegevens niet alleen een voorwaarde om fouten te voorkomen, maar ook een manier om nieuwe inzichten te verkrijgen, met name op urgente gebieden zoals inkoop of boekhouding.
Digitaal gestructureerde, gevalideerde en goedgekeurde transacties kunnen bijvoorbeeld automatisch op regelniveau in uw grootboek worden geboekt. Uw zakelijke uitgaven kunnen met veel minder moeite zichtbaar worden gemaakt. De analyses kunnen niet alleen aankopen op factuurniveau weergeven, maar ook voor elk aangeschaft product of elke aangeschafte dienst.
- Stel maatstaven voor uitgavenanalyse vast. Koopt u bij de juiste leveranciers tegen de juiste prijs? Zijn er verborgen mogelijkheden voor centrale overeenkomsten? Moet u meer controle uitoefenen op ongeoorloofde uitgaven? Bepaal de KPI die het meest waardevol is en uw strategische aankoopbeslissingen ondersteunt.
- Bepaal de mogelijkheden en tijdschema's. Wat is uw huidige verhouding tussen analoge en digitale gestructureerde formaten? PDF's versus e-facturen? De hoeveelheid gestructureerde gegevens in uw huidige financiële gegevenspool bepaalt hoe ver u vanaf het begin kunt komen.
- Gewoon het boekhoudproces. Met een gedigitaliseerd financieel proces en gestructureerde transactiegegevens bent u in staat om de complexiteit van de boekhouding te verminderen. Heeft uw grafiek honderden rekeningen nodig als de gegevens digitaal gestructureerd en gemakkelijk toegankelijk zijn? Digitale transformatie in de financiële sector vereist aanpassing aan regels voor gegevensbeheer – niet aan eeuwenoude principes die zijn gemaakt voor een wereld van pennen en papier.
Financiële automatisering eenvoudig gemaakt
Qvalia is anders. We hebben een platform ontwikkeld om financiële activiteiten te transformeren op basis van de principes van gegevensbeheer. Het resultaat is een radicaal verbeterde automatisering, betere controle en vereenvoudigde toegang tot uw uitgaveninformatie. Onze cloudgebaseerde technologie is eenvoudig in te stellen en te integreren in uw bestaande ERP.