Les 10 erreurs et fautes les plus courantes dans la facturation électronique Peppol

Quelles sont les erreurs et les fautes les plus courantes en matière de facturation électronique dans le réseau Peppol ?

Peppol est une excellente infrastructure pour l'échange de factures électroniques et d'autres documents commerciaux. Elle garantit que les données saisies dans les processus financiers des entreprises sont structurées, numériques et distribuées instantanément. Le réseau Peppol présente de nombreux avantages pour les acheteurs et les vendeurs par rapport VAN traditionnels et au réseau dit « opérateur ». Il est plus rentable, plus facile à mettre en œuvre et à utiliser, et il facilite considérablement l'échange international de documents électroniques si toutes les parties sont enregistrées dans un pays où Peppol est disponible.

Cependant, le réseau n'est pas plus solide que ses maillons les plus faibles. Il existe des défis, des erreurs, des idées fausses, des utilisations abusives et même des erreurs de manipulation manuelle qui font que l'échange de factures électroniques via le réseau Peppol n'est pas aussi efficace qu'il pourrait l'être. Dans le pire des cas, les messages ne seront pas distribués au destinataire. Voici les erreurs les plus courantes dans l'utilisation du réseau Peppol.

Traditionnellement, VAN nécessitent des tests internes et supplémentaires de bout en bout pour toute nouvelle configuration.

Bien que cette procédure soit bien établie et lucrative pour les opérateurs, elle est redondante dans le réseau Peppol. Les tests de connectivité entre votre système et votre point d'accès Peppol peuvent encore être pertinents dans certains cas, mais les tests dans le réseau Peppol lui-même sont inutiles.

Toute entreprise disposant d'un accès Peppol peut immédiatement recevoir des factures électroniques Peppol BIS Billing . La seule chose dont vous avez besoin est un Peppol ID.

Il n'est pas rare que les lignes de facture dans Peppol soient utilisées comme conteneur pour des informations supplémentaires qui ne sont pas des données de ligne, telles que des messages concernant les paiements, les coordonnées bancaires ou les taux d'intérêt. Les lignes de facture ne doivent être utilisées que pour spécifier les produits et services vendus — toute autre information perturbe le système de votre client.

La ligne de facture peut contenir :

Parfois, les solutions de contournement fonctionnent, parfois non. Nous rencontrons régulièrement des fournisseurs qui tentent de recréer la structure des PDF lorsqu'ils émettent des factures électroniques.

Parfois, les entreprises utilisent des systèmes de facturation et des ERP basés sur la gestion de fichiers PDF, et transforment le fichier image PDF en un format électronique afin de pouvoir émettre des factures électroniques à leurs clients qui en font la demande.

Il en résulte une qualité médiocre des données dans un format haut de gamme, des risques d'erreurs et un traitement plus difficile pour le destinataire.

Il n'y a rien ? Une autre erreur courante, souvent due à l'émulation d'un PDF, consiste à laisser des lignes vides dans la facture électronique. Apparemment, elles sont saisies comme des sauts de ligne.

Compte tenu de la nature numérique des factures électroniques, cette pratique est contre-intuitive, car le destinataire peut visualiser les informations comme il le souhaite dans son système. Elle influe également sur le traitement des transactions dans le système du destinataire.

Les lignes de facture ne doivent jamais contenir d'autres informations que celles relatives aux produits ou services achetés. Néanmoins, certaines informations sont saisies par défaut dans les factures électroniques par certains fournisseurs en raison de systèmes hérités ou d'un manque de compréhension de la gestion des documents commerciaux électroniques.

Nous savons tous que les fichiers PDF peuvent parfois être extrêmement volumineux, ce qui entraîne des rebonds d'e-mails et des ouvertures de fichiers qui prennent plusieurs minutes.

Il en va de même pour la facturation électronique. Même si OpenPeppol, l'organisation à but non lucratif chargée de gérer le playbook Peppol (qui définit les modalités de communication au sein du réseau), a récemment augmenté la taille maximale des fichiers de 10 Mo à 100 Mo, cela peut encore poser problème.

Les points d'accès Peppol peuvent également avoir des limitations individuelles, différentes des directives officielles. Par exemple, lorsque des fichiers image volumineux contenant des plans, des photos et d'autres contenus graphiques sont distribués en pièce jointe à la facture électronique, la taille du fichier peut rapidement dépasser la limite fixée par le réseau ou le point d'accès du destinataire.

La taille des fichiers augmente également avec les factures PDF haute résolution jointes (>600 dpi), qui ne sont même pas autorisées dans Peppol. Nous y reviendrons dans la section suivante.

Les factures électroniques et autres documents commerciaux électroniques ont pour objectif de simplifier l'échange de données transactionnelles structurées. Les fichiers image tels que les PDF ne devraient pas jouer un rôle clé dans le transfert de vos informations vitales si vous souhaitez que votre processus soit numérique.

Cependant, certains fournisseurs utilisent des réseaux de facturation électronique pour envoyer des factures au format PDF en pièces jointes et incluent dans ces fichiers des informations essentielles qui ne sont pas saisies dans le message structuré de la facture électronique.

En plus de rendre le traitement beaucoup plus manuel pour le destinataire, avec toutes les implications que cela comporte en termes d'efficacité et de risques, cela est également contraire aux conditions d'utilisation de la plupart des réseaux, en particulier Peppol :

Les données relatives à la catégorisation des produits et services constituent un trésor caché dans la gestion des factures électroniques. Pour les entreprises les plus avant-gardistes, l'ambition est souvent de tirer le meilleur parti des données transactionnelles tout en offrant une expérience d'achat exceptionnelle, même aux clients les plus avertis.

Même s'il ne s'agit pas d'une erreur en soi, il s'agit sans aucun doute, pour de nombreuses entreprises, d'un cas d'utilisation de la facturation électronique qui pourrait être considérablement amélioré. La possibilité de fournir des données de catégorisation des produits et services vendus facilite l'analyse et la comptabilité pour les fournisseurs et les clients. Même s'il ne s'agit pas d'uneexigence légale en matière d'informations de facturation, il s'agit néanmoins d'un type de métadonnées de plus en plus demandé.

Nous recommandons d'utiliser la classification UNSPSC automatisée intégrée au logiciel de traitement des factures électroniques afin d'éviter les erreurs et de ne pas avoir à recourir à un logiciel supplémentaire.

Vous trouverez plus d'informations sur les différents types de catégorisation et les cas d'utilisation dans notre guide sur l'analyse des dépenses.

Peppol ID la seule information dont vous avez besoin pour vous assurer que votre facture électronique parvienne au bon destinataire. Il s'agit, en d'autres termes, de l'adresse de la boîte de réception.

Cependant, pour garantir que le réseau puisse distribuer la facture, même si Peppol ID correct, certaines informations supplémentaires doivent être fournies. C'est là que trop de fournisseurs échouent : vous devez indiquer soit une référence de commande, soit une référence d'acheteur dans la ligne prévue à cet effet sur la facture électronique, sinon celle-ci restera bloquée à mi-chemin.

N/A ne s'applique pas (pardonnez le jeu de mots) aux champs d'informations obligatoires dans les factures électroniques. Cependant, les fournisseurs remplissent parfois « N/A » comme texte de substitution dans les champs de message, tels que la référence de commande ou d'acheteur mentionnée précédemment, lorsqu'ils ne disposent pas d'informations suffisantes. Cela peut également résulter d'une création de facture mal calibrée à partir de l'ERP.

Les informations non valides telles que « N/A » n'empêchent pas la distribution des factures électroniques dans le réseau Peppol. Elles peuvent toutefois causer des problèmes et un surcroît de travail pour le destinataire, car le traitement des informations est alimenté par des données erronées.

Selon une estimation éclairée, 1 facture électronique sur 20 dans le réseau Peppol comporte la mention « N/A » dans les champs obligatoires au lieu d'informations valides.

Heureusement, ces problèmes sont assez rares. Veillez à ce que vos systèmes soient en ordre, ne vous focalisez pas sur les PDF et suivez les directives Peppol, et vous n'aurez rien à craindre. Téléchargez notre guide sur la facturation électronique Peppol et découvrez rapidement l'échange électronique de documents commerciaux, Peppol, les types de messages, et bien plus encore.