De 10 meest voorkomende fouten en vergissingen bij elektronische facturering in Peppol

Wat zijn de meest voorkomende fouten en vergissingen bij e-facturering in het Peppol-netwerk?

Peppol is een geweldige infrastructuur voor het uitwisselen van e-facturen en andere zakelijke documenten. Het zorgt ervoor dat de invoergegevens voor de financiële processen van bedrijven gestructureerd, digitaal en onmiddellijk verspreid worden. Het Peppol-netwerk biedt kopers en verkopers veel voordelen ten opzichte van traditionele VAN en het zogenaamde operatornetwerk. Het is kostenefficiënter, gemakkelijker te implementeren en te gebruiken, en het maakt de internationale uitwisseling van e-documenten vrijwel moeiteloos als alle partijen zijn geregistreerd in een land waar Peppol beschikbaar is.

Het netwerk is echter niet sterker dan zijn zwakste schakels. Er zijn uitdagingen, fouten, misvattingen, verkeerd gebruik en zelfs handmatige verwerkingsfouten die ervoor zorgen dat de uitwisseling van e-facturen via het Peppol-netwerk niet zo efficiënt verloopt als het zou kunnen. In het ergste geval worden berichten niet bij de ontvanger afgeleverd. Hieronder volgen de meest voorkomende fouten bij het gebruik van het Peppol-netwerk.

Traditioneel vereisen VAN zowel interne als aanvullende end-to-end-tests voor elke nieuwe installatie.

Hoewel deze routine goed ingeburgerd en lucratief is voor de exploitanten, is ze overbodig in het Peppol-netwerk. Het testen van de connectiviteit tussen uw systeem en uw Peppol Access Point kan in sommige gevallen nog steeds relevant zijn, maar testen in het Peppol-netwerk zelf is niet nodig.

Elk bedrijf met Peppol-toegang kan onmiddellijk Peppol BIS Billing e-facturen ontvangen. Het enige wat u nodig hebt, is een Peppol ID.

Het is niet ongebruikelijk dat factuurregels in Peppol worden gebruikt als container voor aanvullende informatie die geen regelitemgegevens zijn, zoals berichten over betalingen, bankgegevens of rentetarieven. Factuurregels mogen alleen worden gebruikt om verkochte producten en diensten te specificeren — andere informatie verstoort het systeem van uw klant.

De factuurregel kan het volgende bevatten:

Soms werken tijdelijke oplossingen, soms niet. We komen regelmatig leveranciers tegen die bij het versturen van elektronische facturen proberen de structuur van PDF's te reproduceren.

Soms gebruiken bedrijven factureringssystemen en ERP's die gebaseerd zijn op het beheer van pdf's, waarbij het pdf-beeldbestand wordt omgezet naar een elektronisch formaat om e-facturen te kunnen versturen naar klanten die hierom vragen.

Het gevolg is een lage datakwaliteit in een hoogwaardig formaat, risico's op fouten en een moeilijkere verwerking voor de ontvanger.

Niets te zien? Een andere veelgemaakte fout, vaak als gevolg van het emuleren van een PDF, is het achterlaten van lege factuurregels in de e-factuur. Blijkbaar worden deze ingevoerd als een regeleinde.

Gezien het digitale karakter van e-facturen is dit een contra-intuïtieve praktijk, aangezien de ontvanger de informatie op elke gewenste manier in zijn systeem kan visualiseren. Bovendien heeft dit gevolgen voor de verwerking van transacties in het systeem van de ontvanger.

Factuurregels mogen nooit andere informatie bevatten dan gekochte producten of diensten. Toch wordt door sommige leveranciers standaard andere informatie in e-facturen opgenomen als gevolg van verouderde systemen of een gebrek aan kennis over het beheer van elektronische bedrijfsdocumenten.

We weten allemaal dat PDF-bestanden soms belachelijk groot kunnen zijn, met als gevolg dat e-mails worden geweigerd en het openen van bestanden minutenlang duurt.

Bij e-facturering is het hetzelfde. Zelfs als OpenPeppol, de non-profitorganisatie die verantwoordelijk is voor het Peppol-playbook – hoe de communicatie in het netwerk verloopt – onlangs de bestandsgrootte heeft vergroot van in totaal 10 MB naar 100 MB, kan dit nog steeds een probleem zijn.

Peppol-toegangspunten kunnen ook individuele beperkingen hebben, die afwijken van de officiële richtlijnen. Wanneer bijvoorbeeld grote afbeeldingsbestanden met blauwdrukken, foto's en andere grafische inhoud als bijlage bij de e-factuur worden verzonden, kan de bestandsgrootte al snel de limiet van het netwerk of het toegangspunt van de ontvanger overschrijden.

Bestandsgroottes nemen ook toe met bijgevoegde PDF-facturen met hoge resolutie (>600 dpi) — die zelfs niet zijn toegestaan in Peppol. Meer hierover in het volgende deel.

Het doel van e-facturen en andere elektronische bedrijfsdocumenten is om de uitwisseling van gestructureerde transactiegegevens te vereenvoudigen. Afbeeldingsbestanden zoals pdf's zouden geen belangrijke rol moeten spelen bij het overdragen van uw essentiële informatie als u uw proces wilt digitaliseren.

Sommige leveranciers gebruiken echter e-factuurnetwerken om pdf-facturen als bijlage te versturen en nemen in deze bestanden essentiële informatie op die niet in het gestructureerde e-factuurnachricht is opgenomen.

Behalve dat het de verwerking voor de ontvanger veel handmatiger maakt, met alle gevolgen van dien voor de efficiëntie en risico's, is het ook in strijd met de gebruiksvoorwaarden van de meeste netwerken, met name Peppol:

Product- en servicecategorisatiegegevens zijn een verborgen schat in het beheer van e-facturen. Voor de meest vooruitstrevende bedrijven is het vaak de ambitie om optimaal gebruik te maken van de transactiegegevens en tegelijkertijd zelfs de meest geavanceerde klanten een geweldige koopervaring te bieden.

Ook al is dit op zich geen fout, voor veel bedrijven is dit ongetwijfeld een gebruiksscenario voor e-facturen dat aanzienlijk voor verbetering vatbaar is. De mogelijkheid om categorisatiegegevens van verkochte producten en diensten te verstrekken, maakt analyse en boekhouding eenvoudiger voor leveranciers en klanten. Ook al ishet geenwettelijke vereiste voor factuurgegevens, het is niettemin een steeds vaker gevraagde soort metadata.

We raden aan om de geautomatiseerde UNSPSC-classificatie te gebruiken die is geïntegreerd in de software voor de verwerking van e-facturen om fouten en de noodzaak van aanvullende software te voorkomen.

Meer informatie over verschillende soorten categoriseringen en gebruiksscenario's vindt u in onze gids voor uitgavenanalyse.

De Peppol ID de enige eindpuntinformatie die u nodig hebt om ervoor te zorgen dat uw e-factuur bij de juiste ontvanger terechtkomt. Het is met andere woorden het inboxadres.

Om er echter zeker van te zijn dat het netwerk de factuur kan distribueren, moet er, zelfs als de Peppol ID correct Peppol ID , aanvullende informatie worden toegevoegd. Hier schieten veel leveranciers tekort: u moet een orderreferentie of kopersreferentie invoeren in de daarvoor bestemde regel van de e-factuur, anders blijft uw e-factuur halverwege hangen.

N/A is niet van toepassing (excuseer de woordspeling) op verplichte informatievelden in e-facturen. Leveranciers vullen echter af en toe 'N/A' in als vervangende tekst in berichtvelden, zoals de eerder genoemde order- of kopersreferentie, wanneer ze onvoldoende informatie hebben. Dit kan ook het gevolg zijn van een verkeerd gekalibreerde factuurcreatie vanuit het ERP.

Ongeldige informatie zoals 'N/A' verhindert niet dat e-facturen worden verspreid in Peppol. Toch kan dit problemen en extra werk voor de ontvanger veroorzaken, omdat de informatieverwerking wordt gevoed met verkeerde gegevens.

Een weloverwogen schatting is dat maar liefst 1 op de 20 e-facturen in het Peppol-netwerk in verplichte velden 'N.v.t.' vermeldt in plaats van geldige informatie.

Gelukkig komen deze uitdagingen maar zelden voor. Houd uw systemen op orde, laat de focus op pdf's los en houd de Peppol-richtlijnen in de gaten, dan hoeft u zich nergens zorgen over te maken. Download onze gids over Peppol e-facturering en krijg een korte introductie over de elektronische uitwisseling van bedrijfsdocumenten, Peppol, berichttypes en meer.