Alt-i-ett-plattform for å digitalisere og automatisere lmatras økonomiprosess
Imatra er en by og kommune i Øst-Finland med 30 000 innbyggere. Den er ansvarlig for det meste av offentlig forvaltning og tjenester, inkludert helsetjenester, skoler, barnehager, eldreomsorg og sosiale tjenester. Tjenestene produseres av kommunen eller private leverandører. Imatra har blitt kåret til en av Finlands mest innovative kommuner og leder an i digitaliseringen av forvaltningen og offentlige tjenester i landet.
Qvalia har forvandlet måten vi administrerer og automatiserer økonomiprosessen vår på. De leverer en viktig teknologi som bidrar til å sikre at vi er i forkant av digitaliseringen og gir best mulig service til interne og eksterne interessenter."
Kari Perälä, CIO, Imatra kommune, Finland
Problem
lmatra hadde identifisert behovet for å øke digitaliseringen av transaksjonsstyringsprosessen ytterligere, automatisere manuelt arbeid og forbedre nøyaktigheten og kontrollen for økt effektivitet i leverandørgjeld.
Ambisjonen var å forenkle en rekke prosesser, både manuelle og programvarestøttede, og samle dem i én løsning. Det inkluderte alt fra fakturahåndtering og A/P til godkjenningsprosesser og regnskap.
Videre hadde lmatra en visjon om å nå 100 % elektroniske formater i bruk og eliminere papir- og PDF-formater.
Løsning
Qvalia forsynte lmatra med sin plattform for å digitalisere og automatisere hele leverandørgjeldsprosessen; fra e-fakturaoperatørtjenester til regnskapsføring på postnivå.
Transaksjonsvalidering og avvikshåndtering er automatisert, basert på regler som er fullstendig tilpasset lmatras behov.
Kommunens nettverk av småbedriftsleverandører, som leverer tjenester som helsetjenester, barnehager og transport, oppretter fakturaene sine i Qvalia, som umiddelbart bringer strukturerte data inn i lmatras system.
Resultat
Resultatet er en strømlinjeformet prosess, med betydelig reduserte gjennomsnittlige håndteringskostnader per faktura, minimerte avvik og feil, en mer effektiv arbeidsflyt og mindre manuelt arbeid for økonomiteamet.
- Imatras finansielle data er samlet i én skybasert plattform.
- Økt intern effektivitet med brukervennlig dfeisgn og regelbasert automatiseringsteknologi.
- Forbedret datakvalitet og effektive prosesser ettersom analoge formater som PDF og papirfakturaer er redusert til et minimum.