De voor- en nadelen van RPA: is het de beste keuze voor uw bedrijf?

robot-hand-bestellen-op-een-laptop-toetsenbord-een-beurshandel-robot-handelssysteem-is-een-computerhandel_t20_axB7O6

Het verbeteren van de efficiëntie moet uw hoogste prioriteit zijn als het gaat om het uitbreiden van uw bedrijf. Hoewel inefficiënte tijdelijke oplossingen voor kleinere bedrijven kunnen werken, zullen inefficiënties zich opstapelen als ze niet worden verholpen, wat op de lange termijn tot hoge kosten leidt.

Als u heeft nagedacht over hoe u uw financiële afdeling efficiënter kunt maken, is de kans groot dat automatisering een van de opties is die u in gedachten heeft. Hoewel automatisering inderdaad effectief kan zijn om uw efficiëntie te verhogen, is het niet de wondermiddel dat de meeste bedrijven denken dat het is.

Veel bedrijven maken de fout om te investeren in Robotic Process Automation (RPA) zonder goed na te denken of het wel nuttig is, of het überhaupt geschikt is voor hun bedrijf, of dat er andere automatiseringstechnologieën zijn die op lange termijn duurzame resultaten kunnen opleveren.

Is automatisering de moeite waard?

Het implementeren van automatisering voor uw bedrijf kan een aanzienlijke investering vergen. Voordat u zich vastlegt op een project om automatisering aan uw bedrijfsmodel toe te voegen, moet u overwegen wat u met de automatisering wilt bereiken. Voor resultaten op de lange termijn is een meer diepgaande aanpak nodig dan alleen maar aan de oppervlakte blijven, of u nu financiële processen wilt upgraden en crediteurenadministratie of boekhouding wilt automatiseren, de klantenservice wilt verbeteren, inkomende e-mails wilt beheren, en nog veel meer.

Als automatisering goed wordt uitgevoerd, kan het de efficiëntie verbeteren door de kans op menselijke fouten weg te nemen en bepaalde taken sneller te laten verlopen. Aan de andere kant kan automatisering zonder een goede planning en inzicht in de gegevens die u beheert, vrijwel niets voor uw bedrijf betekenen en al snel een verloren investering worden.

Het komt erop neer dat automatisering een van de beste manieren is om de efficiëntie optimaal te verbeteren, dus u moet ervoor zorgen dat u er optimaal gebruik van maakt. Zoek naar factoren die van invloed zijn op uw winst binnen uw bedrijfsmodel. Als menselijke fouten een grote impact hebben, of als uw proces wordt belemmerd door een bepaald proces, is automatisering waarschijnlijk de beste oplossing.

RPA: De snelle oplossing – maar is deze ook duurzaam?

RPA is een voorbeeld van automatisering dat door veel bedrijven wordt toegepast. RPA is de term voor digitale toepassingen die specifieke taken automatiseren, zoals gegevensinvoer, verificatie en andere soortgelijke taken. RPA bestaat al meer dan tien jaar, dus de technologie is inmiddels goed ingeburgerd.

Wat kan RPA voor mijn bedrijf betekenen?

RPA is een flexibele technologie en kent tal van toepassingen in alle sectoren. Het werkt meestal als een interface bovenop bestaande oplossingen om de taken van de gebruiker na te bootsen.

RPA kan elke eenvoudige taak uitvoeren waarbij gegevens worden gelezen, geschreven en verwerkt. Een RPA-robot kan bijvoorbeeld een pdf-bestand lezen, het scannen op gegevens en de gegevens naar een andere locatie verzenden, wat handig kan zijn voor het beheer van toeleveringsketens en voorraadsystemen.

De voordelen van RPA

De belangrijkste voordelen van RPA zijn voornamelijk:

Lange werkdagen. Een goed afgestelde RPA kan alle repetitieve taken uitvoeren die anders automatisch door een mens zouden worden uitgevoerd.
Medewerkers vrijmaken. Een medewerker die een taak uitvoert die door RPA kan worden gedaan, doet niet iets anders dat mogelijk productiever is.
Fouten verminderen. RPA-robots kunnen slechts een beperkt aantal taken uitvoeren, maar ze maken geen fouten zoals mensen dat doen. De robots doen precies wat hen wordt opgedragen, niet meer en niet minder.
Snelheid. Een RPA-robot kan repetitieve taken keer op keer uitvoeren, veel sneller dan een mens, en wordt niet moe. Als uw productiviteit wordt belemmerd door een bepaalde taak die te veel tijd kost, is RPA een manier om dit probleem te verhelpen.

De nadelen van RPA

Hoewel RPA voordelen heeft, zijn er ook enkele belangrijke nadelen. Hier zijn enkele zaken waar u op moet letten:

Duurzaamheid op lange termijn. RPA kan een serieuze afleiding vormen van het noodzakelijke langetermijnwerk dat nodig is om processen en administratief werk te digitaliseren en efficiënter te maken. Het risico bestaat dat u zich gaat richten op snelle oplossingen in plaats van dingen vanaf het begin op de juiste manier aan te pakken.
Implementatie. RPA kan u veel voordeel opleveren bij afzonderlijke taken, maar het kost tijd en geld om het op te zetten. Het is ook geen goed idee om te bezuinigen op RPA, omdat een verkeerde afstelling tot fouten leidt. Een inefficiënt proces wordt niet getransformeerd door er simpelweg wat 'slimheid' aan toe te voegen. U moet weten dat bijna de helft van alle RPA-systemen bij de eerste implementatie mislukt, dus de implementatie kan meer middelen vergen dan u aanvankelijk had gedacht.
Foutvergroting. RPA-robots kunnen sommige voor de hand liggende fouten niet detecteren die een mens onmiddellijk zou kunnen opmerken. Als uw gegevens problemen bevatten, zullen RPA-robots dit niet signaleren, maar doorgeven, waardoor een fout die anders misschien zou zijn opgemerkt, wordt vergroot.
Algemeen risico. Sommige problemen zijn niet geschikt voor RPA, vooral wanneer er veel op het spel staat. Als u bijvoorbeeld uw inkoopfacturen moet verwerken, is het waarschijnlijk beter om software te gebruiken die de gegevens vanaf het begin correct kan begrijpen en beheren.
Onderhoud. De meeste RPA-oplossingen moeten op maat worden gemaakt om aan uw bedrijf te voldoen. Het is waarschijnlijk niet de moeite waard om in een dergelijk systeem te investeren als de manier waarop uw bedrijf werkt in de toekomst drastisch kan veranderen. Zelfs kleine wijzigingen in uw opstelling kunnen aanzienlijke verstoringen voor uw RPA-robots veroorzaken.

Is RPA geschikt voor uw bedrijf?

Over het algemeen is RPA de juiste oplossing voor sommige kortetermijnproblemen, maar in veel gevallen is het de verkeerde oplossing voor strategisch efficiënte automatisering op lange termijn. Hoewel het een krachtig hulpmiddel is, kan het ook tijd, moeite en budget verspillen. U moet goed nadenken voordat u in een RPA-oplossing investeert.

Waarom Qvalia anders is

Hoge datakwaliteit is een van de belangrijkste factoren voor het succes van een automatiseringsoplossing. Data van hogere kwaliteit maken schaalbaarheid mogelijk en verminderen de kans op kostbare fouten. Daarom richt Qvalia zich op uw data om soepele geautomatiseerde financiële processen te realiseren.

Ons cloudgebaseerde platform biedt complete oplossingen voor het automatiseren van crediteurenadministratie, debiteurenadministratie en boekhouding. E-facturering is gratis.

Download ons e-book voor meer informatie over hoe u uw bedrijf kunt transformeren en uw financiële team naar een hoger niveau kunt tillen.