Guide pour la mise en place d'une fonction financière résiliente

La résilience d'une entreprise consiste à faire en sorte que les activités se poursuivent normalement en cas d'imprévu ou d'état d'urgence. À bien des égards, la résilience des départements est cruciale dans tout plan de continuité des activités. 

Le département financier, et ses principales opérations, est l'une des fonctions les plus critiques pour les organisations. Il couvre tout, de la gestion des transactions et du contrôle des flux de trésorerie à la gestion des fournisseurs et des dépenses. Après tout, aucune entreprise ne peut survivre sans un flux de trésorerie fiable.

C'est aussi la raison pour laquelle il est essentiel de disposer de routines solides et de la bonne technologie, en particulier lors d'événements extraordinaires, afin de s'assurer qu'une entreprise dispose des systèmes adéquats pour rester opérationnelle.

Ne vous laissez pas surprendre par un incident. Le passage de l'activité habituelle à l'urgence peut se produire presque immédiatement, comme ce que nous avons vécu lors de la conférence COVID-19.

Il faut travailler dur pour s'adapter lorsque les conditions commerciales changent radicalement. Il se peut que vous deviez soudainement sécuriser votre chaîne d'approvisionnement ou modifier le mode de travail de vos employés, par exemple en adoptant des modèles de travail à distance ou hybrides. Vous devrez peut-être numériser les systèmes existants pour vous assurer qu'ils sont visibles et accessibles de n'importe où.

Un plan de continuité des activités efficace nécessite une planification sérieuse et, dans de nombreux cas, le meilleur endroit pour commencer est votre département financier. Lisez la suite pour découvrir des conseils clés sur la façon dont vous pouvez construire une fonction financière résiliente et d'autres idées pratiques de l'équipe financière de Qvalia.

Une fonction financière plus résiliente signifie en fin de compte des flux de trésorerie sains, quelles que soient les tensions du marché. Cela signifie qu'il faut se remettre des incidents qui grèvent le budget et que l'entreprise doit continuer à fonctionner comme prévu, quoi qu'il arrive.

Compte tenu de l'évolution de l'environnement des entreprises au cours des dernières années, il est évident que la résilience vous donne un avantage concurrentiel alors que les marchés deviennent plus dynamiques, que les nouvelles technologies bouleversent notre façon d'aborder le travail et que la mondialisation complique le marché mondial.

En abordant quatre domaines essentiels, vous serez mieux à même d'adapter votre équipe et d'accroître rapidement votre résilience :

Un terme important à connaître est celui de "continuité des activités". Si le lancement d'un nouveau produit échoue, si un projet coûte plus cher que prévu ou si une baisse générale des recettes se produit, disposer d'un plan de continuité des activités signifie être en mesure de tout remettre en marche rapidement. La continuité des activités peut concerner presque tous les départements de l'entreprise, et pas seulement les finances. Il s'agit d'un plan de continuité des activités de l'entreprise, quoi qu'il arrive.

Il existe plusieurs obstacles à la résilience financière auxquels la plupart des équipes de gestion ne pensent pas lorsqu'elles entreprennent ce processus.

Pour faire face à l'inconnu, les équipes financières doivent réévaluer les processus afin de maintenir les opérations et les flux de trésorerie. Voici quelques conseils utiles aux directeurs financiers et aux équipes financières pour renforcer leurs opérations, garder leur calme et continuer.

Préparez-vous à développer votre résilience financière en adoptant d'abord le bon état d'esprit.

Le maintien de l'accessibilité aux transactions et aux données financières et la sécurisation des capacités de traitement des transactions doivent être une priorité absolue.

Sécurisez vos routines de gestion des factures. Les factures d'achat entrantes au format PDF, ou pire - au format papier, constitueront un problème important lors d'un travail à distance intensif. Si vous ne pouvez pas consulter la boîte aux lettres de votre bureau, les tâches ordinaires deviendront un défi inattendu :

De nombreuses entreprises font appel à des prestataires de services pour la numérisation et l'OCR de leurs factures. La manipulation manuelle est risquée, indépendamment de la géographie et de la personne qui effectue le service.

Vos processus sont vulnérables si les fournisseurs de services ne peuvent pas respecter l'accord (histoire vraie - c'est ce qui est arrivé à un grand centre de numérisation basé en Europe qui a été mis en quarantaine à la suite de la pandémie de COVID-19 en mars 2020). Vous réduirez votre exposition au risque en diminuant la dépendance à l'égard des services tiers.

E-facture L'adoption est sans aucun doute le moyen le plus rapide et le plus fiable d'éliminer le besoin de numérisation et de gestion des données analogiques.

Le travail hybride est devenu une alternative populaire à la configuration traditionnelle du bureau. À mesure que les opérations commerciales s'éloignent d'un bureau unique et se déplacent vers diverses zones éloignées où vos employés choisissent de travailler, il devient plus critique que jamais pour les départements financiers de définir clairement et de formaliser leurs processus de bout en bout. Vous devez élucider :

Vous devez également tester vos processus documentés sur le terrain afin de vérifier les écarts potentiels une fois que le travail commence. Avoir une idée claire et précise du fonctionnement des fonctions financières est un grand pas dans la bonne direction pour garantir des flux de travail ininterrompus à l'avenir.

Une partie de la documentation des opérations internes consiste à collecter des données et des analyses afin d'obtenir de nouvelles informations et d'améliorer la prise de décision.

Plus précisément, les équipes financières doivent plus que jamais tenir compte de la visibilité des flux de trésorerie. Compte tenu du délai dans lequel les recettes seront perçues et les nouveaux achats effectués, êtes-vous sûr de disposer de suffisamment de liquidités ? Pour que les affaires continuent de progresser, il faut s'assurer que l'on n'est jamais confronté à une situation de pénurie.

Pour obtenir cette visibilité, il faut collecter des données et générer des analyses sur vos niveaux de trésorerie. Une partie du travail consiste à améliorer la qualité des données collectées, ce qui accroît la qualité de votre prise de décision. Au fil du temps, les informations générées deviennent moins ambiguës et plus complètes à mesure que vos sources de données s'améliorent. L'utilisation de l'automatisation à votre avantage accélère également le processus, ce qui permet à l'entreprise de réagir rapidement à d'éventuels problèmes de trésorerie.

Effectuez un test de résistance de votre processus de vente et, implicitement, des procédures internes de comptabilité fournisseurs de votre client.

Nous n'insisterons jamais assez sur le fait que l'adoption de E-facture est cruciale pour la sécurité des opérations des entreprises. Les formats électroniques améliorent la résilience de l'équipe financière et contribuent à assurer la dynamique de l'entreprise.

Vous devez explorer vos capacités à accroître l'utilisation de E-facture , tant dans les processus de comptabilité fournisseurs que dans les processus de comptabilité clients.

Les tâches manuelles requièrent l'attention de votre équipe. Il est possible d'améliorer et d'automatiser les processus, mais une automatisation durable nécessite des données fiables et structurées ( digitale ). Par conséquent, vous devez identifier les goulets d'étranglement potentiels des informations analogiques et des tâches manuelles dans votre workflow.

Il s'agit là de quelques-unes des tâches manuelles les plus courantes :

Les avantages de la mise en œuvre d'outils automatisés en termes d'efficacité sont bien connus, mais ils s'appliquent exceptionnellement bien à la finance puisque le travail est incroyablement basé sur des règles et quantifiable. Par conséquent, votre initiative visant à rendre votre entreprise plus résiliente sur le plan économique devrait inclure l'exploration de l'apprentissage automatique et de l'intelligence artificielle.

Mais il faut répondre à la question "comment ?". Les entreprises utilisent de nombreux types d'automatisation, mais il est recommandé de viser le haut de gamme plutôt que l'entrée de gamme. Par exemple, l'automatisation des processus robotiques est une utilisation relativement basique de la technologie. Les organisations plus développées peuvent se tourner vers l'apprentissage automatique pour faciliter la planification financière et trouver des modèles dans les grandes masses de données.

L'évolution ne se fera pas du jour au lendemain et vous pouvez vous attendre à des problèmes de démarrage lors de l'introduction de nouveaux outils, mais soyez prêt à évoluer avec le reste du secteur si vous voulez rester financièrement solide.

L'automatisation rend les entreprises plus résilientes en réunissant des fonctions financières distinctes et en leur permettant de travailler ensemble de manière cohérente. Cette rationalisation workflow :

L'utilisation d'outils d'automatisation pour relier les différentes parties de la fonction financière permet de réduire les coûts et de libérer du temps que le personnel peut consacrer à des aspects plus importants de son travail.

Les directeurs financiers doivent s'efforcer d'encourager la qualité et la cohérence des données, car les données financières proviennent de plusieurs départements distincts et se retrouvent donc dans des formats différents lorsqu'elles sont rassemblées.

Afin de promouvoir une norme d'alignement des données dans toutes les sections de l'entreprise, le département financier doit consacrer du temps au nettoyage des données et au déploiement de la technologie et des plateformes digitale pour améliorer la qualité des données.

Dans le prolongement du dernier point, la plupart des outils que nous utilisons aujourd'hui proviennent essentiellement de l'informatique dématérialisée, de sorte qu'une stratégie axée sur l'informatique dématérialisée est importante pour renforcer la résilience financière. Pourquoi l'informatique dématérialisée est-elle si populaire ?

L'utilisation de l'informatique dématérialisée pour soutenir la fonction financière vous donne une base de travail solide ( digitale ). Il est beaucoup plus facile d'intégrer des données interdépartementales de cette manière, ce qui permet une collaboration coordonnée et une visibilité plus complète à l'échelle de l'entreprise.

Le risque accru d'incidents liés à la cybersécurité et la nécessité de se conformer aux lois sur la sécurité ( digitale ) constituent l'un des principaux défis liés à l'adoption d'outils digitale pour soutenir les fonctions financières. La cybersécurité est une considération inévitable pour les entreprises modernes, et elle a un impact sur tous les aspects de l'entreprise, y compris les finances.

Par exemple, que pouvez-vous faire pour vous assurer que vos données privées et sensibles sont protégées contre les violations de données ? Que penseront vos clients si leurs informations personnelles sont divulguées après avoir travaillé avec votre organisation ? Quelles réglementations, telles que le GDPR de l'UE, vous sanctionneront en cas d'incident de ce type ?

Les entreprises - ainsi que les consommateurs - sont de plus en plus conscients de la protection de leur vie privée sur le site digitale . Ne perdez donc pas de vue l'adoption des principaux cadres de cybersécurité pendant la transformation de votre site digitale . Le service financier doit être particulièrement attentif, car il est souvent le premier département à être numérisé et une cible de choix pour les cyberattaques potentielles.

La résilience repose sur une conformité solide. Protégez donc l'intégrité de vos données, votre sécurité et votre image sur le marché en vous tenant au courant des menaces de cybersécurité et en travaillant avec des tiers qui comprennent le risque et savent comment l'atténuer.

L'automatisation est un outil puissant en soi, mais elle ne peut certainement pas remplacer les membres de l'équipe interne lorsqu'il s'agit des aspects plus créatifs et stratégiques du travail. La manière dont vous utilisez et traitez vos employés est également importante lorsqu'il s'agit de développer une fonction financière résiliente.

Les équipes financières doivent se concentrer sur le maintien de la trésorerie en cas d'incident. La résilience financière repose sur la liquidité, c'est-à-dire qu'elle exige des efforts en matière de contrôle des dépenses, de gestion des stocks, de procédures de paiement, d'automatisation financière et d'autres outils à la disposition du service.

Les directeurs financiers et autres responsables financiers doivent également se demander où l'analyse des données doit être appliquée. Au lieu de se concentrer sur le court terme ou d'analyser les données exclusivement dans le passé, essayez d'orienter la conversation vers des changements et des objectifs à long terme et utilisez les données financières pour prédire ce qui pourrait se passer à l'avenir.

Comme pour tout autre aspect de l'activité, la finance devient plus facile lorsque l'on dispose d'une équipe qui nous soutient. Les responsables doivent s'efforcer de trouver des moyens de résoudre les tâches complexes et d'encourager les membres du personnel à développer leur propre résilience au travail. Envisagez de mettre en place des formations professionnelles pour permettre aux employés d'accéder à des fonctions plus gratifiantes au sein de l'entreprise.

Une approche positive permettra à chacun de trouver sa raison d'être au travail, même lorsque des défis majeurs se présentent.

Les départements financiers qui travaillent dans des industries de longue date constatent souvent que leurs opérations actuelles sont soit dépassées, soit insuffisantes pour les marchés modernes. Il est peut-être temps d'envisager une réorganisation du site workflow afin que les employés internes aient une meilleure compréhension de ce qui fait la résilience de votre entreprise.

Par exemple, la journée de travail peut être axée sur l'analyse des données financières. Au lieu des hiérarchies traditionnelles, organisez les employés en équipes, chacune d'entre elles s'appuyant sur un ensemble commun d'analyses de données qui aident à définir les priorités de l'entreprise. De cette manière, chacun peut contribuer à la résolution des problèmes de l'entreprise.

N'oubliez pas non plus d'encourager le développement des compétences et l'épanouissement personnel, que ce soit en demandant aux employés expérimentés d'aider à former les employés de niveau inférieur ou en offrant des récompenses et des promotions pour certaines étapes.

L'externalisation vers des prestataires de services externes n'est pas une stratégie nouvelle et la plupart des entreprises sont conscientes de ses avantages, qu'il s'agisse de la réduction des risques ou de la gestion des coûts. Mais saviez-vous qu'elle peut s'avérer inestimable pour renforcer la résilience financière ? Toutefois, cette stratégie n'est pas sans risque, car vous continuerez à vous appuyer sur le travail manuel.

Cette liste n'est en aucun cas exhaustive. Faites preuve de diligence lorsque vous recherchez des domaines potentiels dans lesquels votre personnel interne pourrait bénéficier d'un travail supplémentaire de la part d'une organisation partenaire.

Vos systèmes, votre comptabilité et vos données transactionnelles doivent être disponibles partout. Adaptez-vous aux besoins des équipes distribuées et revoyez votre accessibilité. La réussite du travail à distance n'est pas seulement une question de technologie - elle dépend aussi de vos habitudes.

Assurez-vous que tous vos principaux systèmes financiers et transactionnels sont accessibles à distance, y compris les logiciels et les outils en nuage pour la facturation, les comptes créditeurs, la comptabilité et les rapports. Si des outils basés sur le cloud sont déjà utilisés, cela ne pose généralement pas de problème.

Si vos systèmes sont hébergés sur un réseau local, assurez-vous que votre équipe peut y accéder via un VPN (réseau privé virtuel). Votre service informatique devrait pouvoir vous aider à mettre cela en place.

Les questions de configuration et de hiérarchie des approbations sont liées à l'accessibilité. Par exemple, disposez-vous d'une solution de repli pour l'accès aux comptes bancaires, à la TVA et aux autorités fiscales, ainsi qu'à d'autres services gouvernementaux liés à l'entreprise ? Identifiez les faiblesses de la configuration en cas, par exemple, de congés de maladie.

Ne négligez pas la sécurité de vos données. Pour l'accès via un VPN à distance, il est fortement recommandé d'utiliser des méthodes d'authentification forte de l'utilisateur. Les mots de passe doivent être forts et aléatoires, de préférence avec une authentification à deux facteurs supplémentaire.

Il est indispensable que les équipes soient en mesure de communiquer de manière transparente et d'accéder aux systèmes à distance. C'est ici que les équipes financières peuvent s'inspirer de la communauté des développeurs, qui ont utilisé et perfectionné leurs routines au fil des ans.

Explorez les outils de communication et de chat conviviaux tels que Slack ou Teams, et les applications collaboratives telles que Trello ou Asana, pour maintenir les opérations indépendamment de l'emplacement de votre équipe.

Mettez en place des routines de standup à la manière des méthodologies agiles et des postes de check-ins quotidiens dans votre chat pour votre équipe financière, où chaque membre de l'équipe fournit des mises à jour sur les tâches quotidiennes dans la matinée. De courtes réunions d'information virtuelles, combinées à des check-ins, apportent transparence et culture indépendamment du lieu. 

Un modèle courant de réunion de démarrage consiste à fournir aux membres de l'équipe des réponses à trois questions :

Renforcer la résilience du département financier, c'est élaborer des plans et des changements à long terme pour s'assurer de pouvoir survivre à toute forme d'imprévisibilité du marché. Une grande partie de cette tâche consiste à adopter les bons outils et plateformes digitale pour moderniser votre workflow.

Les exemples ci-dessus ont un point commun : la dépendance et la nécessité d'accroître la transformation digitale . Le travail à distance et les capacités de l'infrastructure technique, ainsi que l'adoption accrue des transactions électroniques, amélioreront radicalement votre résilience.

L'adoption de factures électroniques et la numérisation des transactions constituent probablement le moyen le plus efficace et le plus rapide d'améliorer les processus, qu'il s'agisse des comptes fournisseurs, des comptes clients, de la comptabilité ou même de l'analyse des dépenses.