digitale La transformation de la finance est complexe, mais il peut être plus simple que vous ne le pensez de commencer. Voici les éléments constitutifs d'une automatisation réussie de la finance.
Une numérisation et une automatisation réussies et durables sont pratiquement impossibles sans un contrôle granulaire des données quotidiennes liées aux fonctions financières de base.
Tout projet de transformation durable de digitale doit se concentrer sur les données et veiller à ce que les informations gérées soient digitale, correctes et structurées. Veiller à ce que les données financières soient traitées conformément aux règles générales de la gestion des données est en fait un grand pas en avant. Cela permet notamment d'éviter les déviations, qui sont sans aucun doute l'un des pires ennemis de toute technologie d'automatisation.
Les données constituent les éléments de base de l'automatisation financière. Les équipes financières et les responsables de l'organisation ( digitale ) doivent se pencher sur ces questions pour réaliser des progrès tangibles :
- Comment les données sont-elles introduites dans le processus ?
- Comment garantir la qualité des données ? Comment savoir si elles sont correctes ?
- Comment structurer, traiter et visualiser les données en fonction de nos besoins ?
Grâce à la numérisation croissante et à l'amélioration de la qualité des données, vous disposerez de capacités radicalement améliorées pour programmer vos processus, sur mesure pour votre organisation, et pour obtenir un meilleur contrôle et permettre une automatisation efficace. Qu'il s'agisse de reporting, de gestion des factures, d'obtention de données précises sur les dépenses, d'optimisation des flux de trésorerie et des paiements, de flux de travail ou de tout autre aspect des opérations financières.
Examinons plus en détail ces trois domaines clés et leur impact sur vos opérations financières.
Éliminer les saisies manuelles
En réduisant le nombre de points de contact manuels, vous améliorerez non seulement la rapidité de vos opérations, mais vous prendrez également des mesures importantes pour éviter des erreurs coûteuses en aval.
En utilisant des documents commerciaux lisibles par machine, en particulier des factures électroniques, et en les intégrant à des sources de données externes actualisées, vous serez en mesure de rationaliser les processus et de réduire la nécessité de saisir des informations. C'est particulièrement urgent pour les tâches répétitives.
Voici quelques points de départ pour réduire la nécessité d'effectuer des saisies manuelles :
- Établissez un diagramme de votre processus. Rendez-le aussi visuel que possible pour avoir une vue d'ensemble des obstacles et des possibilités d'optimisation.
- Identifiez les points de contact manuels. Dressez une liste de toutes les étapes du processus nécessitant des saisies manuelles, de l'enregistrement des factures à l'ajout de nouveaux fournisseurs.
- Évaluez votre pile de données, envisagez des ajouts. Passez en revue vos systèmes informatiques actuels et leur capacité à réduire les saisies manuelles. Étudiez la possibilité d'ajouter des outils basés sur le cloud pour combler les lacunes.
Optimisez la qualité de vos données
La qualité de vos informations est un facteur essentiel de réussite dans la transformation digitale . Examinons brièvement ce qui définit la qualité du point de vue des données dans le domaine de la finance.
Un aspect important est certainement l'exactitude des informations. Prenons l'exemple des factures : contiennent-elles les informations requises ? Correspond-elle à la livraison et à l'accord commercial ? Un autre aspect est le support de l'information. Est-il facile à comprendre et à traiter ? Est-il lisible par une machine ? La majorité absolue des factures sont encore des PDF qui doivent être scannés et interprétés avant d'être traités, ce qui explique en grande partie pourquoi quelque 90 % des factures dans le monde sont encore traitées manuellement.
En améliorant la qualité des données, vous serez mieux à même de rationaliser vos processus et de rendre l'automatisation plus efficace. Étant donné que les écarts nécessitent 99 fois sur 100 un travail manuel - qu'ils soient liés au traitement des factures, à la comptabilité, aux paiements, au reporting ou à tout autre aspect des opérations financières - ils risquent toujours de court-circuiter tout processus automatisé.
L'amélioration de la qualité des données est, pour de nombreuses entreprises, la première étape naturelle vers une automatisation solide et durable de la finance.
- Allez sur digitale. Les entreprises qui souhaitent améliorer rapidement la qualité des données devraient adopter e-facturation comme pierre angulaire de leurs transactions. Exigez des factures électroniques de vos fournisseurs pour augmenter la part des données électroniques. D'autres mesures pourraient consister à digitale les contrats et à explorer la disponibilité (et la facilité d'utilisation) des infrastructures postales électroniques. Veillez à ce que les nouveaux processus de stockage et d'intégration soient clairement définis et mis en œuvre.
- Automatiser la validation. Assurez-vous de disposer des bons outils pour automatiser la validation des documents commerciaux à fort volume et à forte charge de travail, tels que les factures. Définissez vos règles et exigences spécifiques et mettez en place une technologie qui identifie et gère les écarts pour vous.
- Utiliser des normes internationales. Pour éviter les problèmes d'interopérabilité (et les frais de consultation), utilisez des normes mondiales telles que Peppol.
Structurez vos données
Des données de haute qualité, lisibles par une machine, peuvent faire des merveilles pour votre processus financier. Avec la bonne technologie, les données financières structurées ne sont pas seulement une condition préalable pour éviter les erreurs, mais aussi un moyen de fournir de nouvelles informations, en particulier dans des domaines urgents tels que l'approvisionnement ou la comptabilité.
Les transactions structurées, validées et approuvées numériquement peuvent, par exemple, être comptabilisées automatiquement dans votre grand livre au niveau des postes individuels. Les dépenses de votre entreprise peuvent être rendues visibles avec beaucoup moins d'efforts. Les analyses peuvent montrer non seulement les achats au niveau de la somme des factures, mais aussi chaque produit ou service acheté.
- Établir des mesures d'analyse des dépenses. Achetez-vous aux bons fournisseurs au bon prix ? Existe-t-il des possibilités cachées d'accords centraux ? Avez-vous besoin de mieux contrôler les dépenses irrégulières ? Déterminez l'indicateur de performance clé qui sera le plus utile et qui soutiendra vos décisions d'achat stratégiques.
- Définir les capacités et les délais. Quel est votre rapport actuel entre les formats analogiques et les formats structurés ( digitale ) ? PDF ou factures électroniques ? Le volume de données structurées dans votre pool de données financières actuel détermine le chemin que vous pouvez parcourir dès le départ.
- Tout simplement le processus comptable. Avec un processus financier numérisé et des données transactionnelles structurées, vous êtes en mesure de réduire la complexité de la comptabilité. Votre organigramme a-t-il besoin de centaines de comptes si les données sont structurées numériquement et facilement accessibles ? digitale La transformation de la finance exige de s'adapter aux règles de gestion des données, et non à des principes séculaires conçus pour un monde de stylos et de papiers.
L'automatisation des finances en toute simplicité
Qvalia est différent. Nous avons développé un site plateforme pour transformer les opérations financières sur la base des principes de la gestion des données. Le résultat est une automatisation radicalement améliorée, un meilleur contrôle et un accès simplifié à vos informations sur les dépenses. Notre technologie basée sur le cloud est facile à mettre en place et à intégrer dans votre ERP existant.