EDI et facturation : l'évolution de la gestion de E-facture

Soyons réalistes : l'automatisation et l'intégration sont les objectifs de toute entreprise aujourd'hui. C'est ainsi que les entreprises pourront rester compétitives à mesure que la technologie évoluera et que les transformations digitale deviendront la norme.

Et pour de nombreuses entreprises, l'adaptation à ces tendances en évolution rapide commence généralement par le département des finances.

En 2019, Zion Market Research a prédit que le marché mondial e-facturation atteindrait 20,529 milliards de dollars américains d'ici 2026, avec un taux de croissance annuel moyen (CAGR) estimé à 20,4 %. Si l'on considère que ces estimations ont été faites avant le début de la pandémie mondiale, il est clair que e-facturation et digitale finance sont là pour durer.

Il est également important que les entreprises comprennent ce qui fait de e-facturation non pas une solution agréable à utiliser, mais une solution indispensable pour moderniser leur processus financier.

Nous avons élaboré ce guide pour vous montrer comment les factures ont évolué depuis l'essor de l'EDI jusqu'aux solutions plus modernes que l'on trouve aujourd'hui sur le site e-facturation .

facturation électroniqueou plus communément connu sous le nom de e-facturation, est la distribution de factures entre les fournisseurs et les acheteurs dans un format entièrement intégré digitale et structuré, rendant les transactions plus sûres et considérablement plus faciles à traiter. 

Cette forme électronique de facturation simplifie l'envoi, la réception et l'archivage des factures et réduit les coûts de transaction tout en augmentant l'efficacité du traitement financier des entreprises grâce à l'automatisation.

Les factures électroniques contiennent les mêmes informations que les formats traditionnels. Toutefois, la principale différence réside dans le fait que les données sont structurées sous forme de chiffres et de caractères dans des champs fixes et lisibles par une machine. Cette composante automatisée élimine les risques de distribution traditionnels liés à la manipulation et au traitement manuels et peut améliorer les processus de gestion des comptes clients.

Le passage à un système de traitement des factures d'achat et de facturation plus intégré et plus automatisé est tout simplement logique. Pour de nombreuses grandes entreprises et institutions, le passage à e-facturation est la solution digitale qu'elles peuvent employer pour faire face à l'augmentation du flux de factures. C'est la solution idéale pour réaliser des économies d'échelle au fur et à mesure que votre entreprise se développe.

Cependant, la transition ne s'est pas toujours faite sans heurts. En fait, e-facturation est un sous-produit des premiers systèmes EDI et des limites auxquelles ils étaient confrontés.

Les systèmes traditionnels d'échange de données électroniques (EDI) étaient utilisés pour gérer l'échange de données entre les entreprises, les fournisseurs et d'autres aspects du processus financier. Mais ces systèmes étaient encombrants, nécessitaient une configuration avec des implémentations complexes et des systèmes sur mesure. C'était un cauchemar structurel pour de nombreuses petites entreprises qui essayaient d'adopter les normes techniques par défaut de l'EDI pour permettre l'échange de données électroniques entre deux parties.  

Heureusement, l'introduction de e-facturation a été la solution moderne vers laquelle les entreprises du monde entier ont pu se tourner. Au lieu des hotlines EDI codées en dur et des échanges binaires, la deuxième génération de e-facturation a utilisé la vaste infrastructure Internet et les services VAN (services à valeur ajoutée) pour offrir une solution plus large.

Il offrait la même fonctionnalité de niveau entreprise que l'EDI, sans les configurations techniques intensives requises pour faire fonctionner le tout.

VAN sont les opérateurs qui éliminent la rigidité de l'EDI grâce à un système simplifié de "boîte postale" électronique pour la facturation. Ces opérateurs s'assurent que les factures électroniques ont été envoyées et reçues par les bonnes parties.

La deuxième génération de e-facturation était beaucoup plus efficace que les processus structurels EDI traditionnels codés en dur. Toutefois, étant donné que l'unification ou la normalisation globale de e-facturation entre les opérateurs est actuellement limitée, des configurations mineures doivent encore être effectuées pour permettre la distribution entre les opérateurs.

L'existence d'un réseau fermé a également entraîné des obstacles à l'évolutivité et des problèmes liés aux frais de distribution. Les entreprises et les institutions devaient tenir compte des différentes normes E-facture à l'échelle mondiale et nationale. Heureusement, l'évolution ultérieure de e-facturation n'a fait que pousser ce format plus loin.

L'adoption à l'échelle mondiale de technologies plus nuagiques et normalisées a rendu l'interopérabilité internationale plus courante. Les utilisateurs veulent de la simplicité et de la facilité dans leur expérience sur digitale , et e-facturation de troisième génération leur offre cela.

Avec un choix de formats électroniques plus unifiés, ces processus de distribution de la facturation sont devenus de plus en plus transparents et intuitifs.

Le format le plus adopté et qui connaît la croissance la plus rapide au niveau mondial est le système paneuropéen de passation des marchés publics en ligne (Peppol). Ce format est utilisé dans toute l'Union européenne depuis 2019.

a connu une plus grande adoption internationale en raison de sa facilité d'utilisation et de sa rentabilité, notamment au Canada, en Australie, en Nouvelle-Zélande et à Singapour.

Le principal avantage de Peppol est qu'il utilise des structures de réseau ouvertes qui éliminent le besoin d'interopérabilité des opérateurs indépendants et locaux E-facture .

En utilisant un identifiant de participant Peppol (Peppol ID), l'adresse pour les factures électroniques et autres documents électroniques, les utilisateurs peuvent échanger des factures électroniques et des fichiers rapidement et intuitivement. Cliquez ici pour rechercher les identifiants Peppol dans la base de données mondiale.

Les entreprises n'ont qu'à accéder à un point d'accès certifié par Peppol et à l'intégrer à leur logiciel de gestion des factures ou à leur ERP pour que la communication et la distribution des factures électroniques se fassent en toute transparence. Notre service de points d'accès Peppol vous permet de démarrer rapidement.

Cette troisième génération de e-facturation a le potentiel de transformer les processus commerciaux, qu'ils soient grands ou petits. L'approche intégrée et simple a été avantageuse pour les opérateurs locaux E-facture qui dépendent fortement des redevances pour générer des revenus au sein de leurs réseaux fermés.

La mise en place de votre adresse de messagerie E-facture et l'inscription à un point d'accès Peppol certifié par l'UE sont les premières étapes de la transformation de votre processus de financement E-facture . Chez Qvalia, nous fournissons gratuitement Peppol e-facturation .

L'envoi comporte quatre étapes simples : la saisie, la conversion, le portail et le transfert. Les fournisseurs de logiciels comme Qvalia se chargent généralement de la distribution, de la conversion et de la livraison, ce qui vous évite de vous inquiéter.

La réception et les comptes créditeurs constituent la partie la plus compliquée. Les erreurs humaines et les problèmes manuels peuvent souvent augmenter le risque de paiement incorrect ou de mauvaise gestion des finances. e-facturation et EDI garantissent que les informations essentielles nécessaires à cette étape sont saisies correctement et efficacement grâce à un processus de réception simple en trois étapes : la saisie, la préparation et le traitement. Vous devez généralement vous assurer que votre ERP peut lire le format structuré. La plupart des opérateurs ou des fournisseurs de logiciels peuvent vous aider à cet égard.

Pour plus d'informations sur l'envoi et la réception de factures électroniques, consultez notre dernier ebook.

Améliorez votre processus financier grâce à une solution moderne : e-facturation. Avec Qvalia, vous pouvez transformer vos processus d'entreprise grâce à notre traitement automatisé des factures, des écarts, de la comptabilité et de l'analyse au niveau des postes. 

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