Guide de démarrage rapide pour l'automatisation des processus financiers

Une partie de l'optimisation du travail financier de votre entreprise réside dans la mise en œuvre de l'automatisation des processus et des tâches quotidiennes. L'apprentissage automatique et l'intelligence artificielle sont des exemples de technologies émergentes qui intéressent de nombreux directeurs financiers.

En 2020, 73 % des organisations interrogées par Deloitte ont clairement indiqué qu'elles exploraient l'automatisation intelligente, soit une augmentation de 58 % par rapport à 2019. De plus, ces mêmes organisations étaient déjà en train de passer de programmes pilotes à une automatisation à grande échelle.

Ce que nous savons est clair : l'automatisation et l'optimisation des processus financiers constituent un investissement rentable pour les directeurs financiers.

L'automatisation en général est intéressante pour les entreprises car elle est rapide, évolutive et, lorsqu'elle est mise en œuvre correctement, elle peut réduire considérablement les erreurs humaines. Elle permet également de libérer du temps pour les employés qui, autrement, serait consacré à des tâches répétitives et subalternes.

Nous sommes enfin arrivés à un stade où la numérisation a permis aux entreprises d'optimiser considérablement leurs processus financiers, et l'automatisation n'est que le point culminant de cette tendance.

Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur l'automatisation des processus financiers, ses avantages pour votre entreprise et d'autres informations sur cette technologie transformatrice.

Aujourd'hui, l'automatisation concerne principalement les processus répétitifs et basés sur des règles qui ne nécessitent que peu de réflexion pour être menés à bien. Prenons l'exemple d'un centre d'appels effectuant une vérification de solvabilité de routine ou d'un service client envoyant des e-mails de bienvenue. Voici quelques exemples :

En raison du caractère subalterne de ces tâches, l'automatisation permet de libérer du temps pour les employés, ce qui stimule leur motivation au travail et leur permet de se concentrer sur des aspects plus importants de la gestion de l'organisation.

Vous pouvez numériser les tâches en front-end en interagissant directement avec les applications de bureau ou en back-end en travaillant avec les bases de données et les services Web dont dépend l'entreprise en interne. Vous pouvez considérer l'automatisation comme une aide apportée au personnel pour les tâches « en coulisses » qui, autrement, prendraient trop de temps au cours de la journée.

Une étude du McKinsey Global Institute montre que les technologies actuelles ont le potentiel d'automatiser 42 % de toutes les activités financières. Lorsque l'on examine les avantages liés à la mise en œuvre des technologies d'automatisation, on comprend aisément pourquoi celles-ci ont connu un tel engouement soudain dans le secteur des affaires.

C'est pour ces raisons que l'automatisation a fait son apparition dans divers secteurs, tels que la banque, les télécommunications et les centres de service à la clientèle.

Toutes les implémentations de processus automatisés ne nécessitent pas nécessairement l'apprentissage automatique ou l'intelligence artificielle, car certaines tâches sont suffisamment structurées et basées sur des règles pour programmer des séquences de travail selon le principe « si ceci, alors cela ». Cependant, certaines des techniques les plus avancées utilisées aujourd'hui par les entreprises comprennent les suivantes.

La différence entre un algorithme de base et un algorithme d'apprentissage automatique réside dans le fait que ce dernier s'améliore au fil du temps grâce au retour d'information et au traitement continu des données. Plus la machine « apprend », moins l'intervention humaine est nécessaire pour son fonctionnement futur.

Vous connaissez peut-être la NLP sous le nom de « reconnaissance vocale » et l'avez déjà utilisée lorsqu'un répondeur automatique vous a demandé de décrire avec vos propres mots ce dont vous aviez besoin au début d'un appel.

Ces types de machines peuvent non seulement analyser le langage et le convertir en texte, mais aussi identifier l'intention de l'appelant. Le NLP accélère le processus de service à la clientèle en dirigeant les appelants exactement là où ils doivent être.

L'OCR permet au logiciel de numériser des sources de texte, telles que des lettres, des images ou des photos de documents, et de les convertir en texte brut facilement lisible pouvant être utilisé par divers autres outils d'automatisation.

Par exemple, vous pouvez saisir instantanément les informations relatives à la carte de crédit ou à l'identité d'un client en prenant simplement une photo de la carte elle-même.

Dans le traitement des factures, l'OCR est une technologie essentielle pour convertir les factures PDF en un format lisible par machine, car les caractères des fichiers image sont interprétés en informations numériques, chiffres et numéros.

On ne peut pas parler d'automatisation sans évoquer le mot-clé très populaire «automatisation robotisée des processus ». Entre 2016 et 2021, le marché de la RPA est passé de 250 millions de dollars à 2,9 milliards de dollars, et il semble que toutes les entreprises souhaitent se lancer dans la programmation de leur propre armée de soldats robotisés afin de relever les nouveaux défis du marché.

Cependant, la RPA dans sa forme actuelle présente quelques inconvénients qui l'empêchent de devenir la solution miracle que la plupart des gens pourraient imaginer :

Tous ces inconvénients mènent à une conclusion simple : la RPA n'est pas encore en mesure de gérer toutes les subtilités et les changements rapides qui caractérisent la finance moderne. Plutôt que de vous lancer tête baissée dans la RPA, explorez comment des solutions d'automatisation financière spécialisées peuvent vous aider à cartographier et à automatiser progressivement vos processus clés.

Commencez par numériser vos fichiers et autres informations. Les factures électroniques, par exemple, permettent de garantir que les données transactionnelles critiques ne soient jamais perdues. Examinez ensuite comment toutes ces données circulent au sein de votre entreprise et comment elles sont traitées, y compris les workflows d'approbation qu'elles suivent.

En comprenant le parcours des données financières au sein de l'entreprise, les directeurs financiers approfondiront leur compréhension des dépendances et des exigences qui existent dans le flux de travail et pourront ainsi commencer à automatiser ces processus.

La RPA n'est qu'une partie de ce que vous pouvez offrir à votre organisation. La mise en œuvre de la RPA peut être risquée si elle est effectuée trop précipitamment, car elle nécessite non seulement une bonne préparation, mais aussi des données de qualité, des protocoles de maintenance et une assistance en cas d'écarts potentiels dans les données financières.

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