Big data is niet voor niets een hot topic. Het verzamelen en analyseren van data wordt een van de grootste collectieve tech-investeringen van deze tijd, met een verwachte marktwaarde van 103 miljard dollar in 2023. Informatie is van grote waarde voor bedrijven, of het nu op grote schaal is, bijvoorbeeld om patronen en trends te herkennen en algoritmen te leren, of op microschaal om bijvoorbeeld afwijkingen en fouten te identificeren of repetitieve, gedetailleerde taken te automatiseren. De informatie helpt hen hun diensten en activiteiten af te stemmen op een betere klantervaring en een groter concurrentievermogen.
Een probleem met gegevens is echter de aanwezigheid van gegevens van slechte kwaliteit. Niet alle informatie is natuurlijk nuttig voor u, maar als de gegevens die u vertrouwt onjuist zijn – of zo gestructureerd dat machines ze niet kunnen verwerken – kunnen ze ronduit schadelijk zijn. Datacleaning is een proces dat door organisaties wordt gebruikt om alle verouderde, onnauwkeurige, inconsistente of overbodige gegevens te verwijderen. Het belang ervan voor financiële teams kan niet worden onderschat. Onjuiste verwerking en onjuiste brongegevens in financiële en boekhoudkundige processen kunnen aanzienlijke gevolgen hebben voor uw bedrijf.
Lees verder voor meer informatie over gegevensopschoning, hoe het werkt, best practices en meer.
Het probleem met gegevens van slechte kwaliteit
Het blijkt dat ongestructureerde gegevens de meeste problemen veroorzaken. Dit soort informatie komt in een 'ruwe' vorm voor, zoals afbeeldingsbestanden zoals pdf's, audio, e-mails, sensormetingen van IoT-apparaten en diverse andere bronnen.
Ongestructureerde gegevens zijn veel moeilijker te verwerken zonder menselijke tussenkomst, wat betekent dat automatiseringsoplossingen vaak moeite hebben om ermee te werken. En vergeet niet: fouten maken is menselijk, wat het risico alleen maar vergroot wanneer mensen ongestructureerde informatie moeten interpreteren en in verschillende systemen moeten invoeren. In de boekhouding kunnen de kosten aanzienlijk zijn. We hebben bijvoorbeeld vastgesteld dat 30% van de kosten van crediteurenadministratie verloren ging als gevolg van fouten.
En ondanks de directe kosten kunnen ook de indirecte kosten enorm zijn: onnauwkeurige informatie is vrijwel onbruikbaar als basis voor uw beslissingen. Maar liefst 95% van de bedrijven geeft aan dat het beheer van ongestructureerde data een probleem is, aldus Forbes. En aangezien het overgrote deel van de data die bedrijven gebruiken ongestructureerd is, kunnen we gemakkelijk zien dat er een probleem ontstaat.
Waarom u aandacht moet besteden aan datakwaliteit
Het proces van gegevensopschoning voor een betere kwaliteit is het omzetten van uw gegevens in een vorm die machinaal leesbaar en bruikbaar is voor uw bedrijf. Op deze manier kunt u interne processen stroomlijnen, automatiseren en bruikbare analyses en praktische inzichten genereren. Gezonde gegevens hebben verschillende voordelen:
- Vertrouwen opbouwen: Het ontvangen van verkeerde informatie in een e-mail met een bijgevoegde factuur is voor niemand een prettige ervaring, of het nu gaat om het financiële of ondersteuningsteam of de klant. Als alles klopt en de informatie correct is, bouwt u vertrouwen op bij de mensen met wie u werkt.
- Klantcommunicatie: Heb je ooit e-mails naar je klanten gestuurd om hen te bedanken voor recente aankopen of herhaalde aankopen? De gegevens in die e-mails moeten correct zijn, zodat de kopers zich veilig voelen om zaken met je te doen.
- Verbeterde focus: in plaats van tijd te besteden aan het corrigeren van fouten in de gegevensinvoer of het verwijderen van dubbele gegevens, kunnen medewerkers zich concentreren op belangrijkere aspecten van het runnen van het bedrijf. Schone gegevens leiden uiteindelijk tot meer efficiëntie en hogere inkomsten.
Het resultaat van deze inspanningen is uiteindelijk een concurrentievoordeel ten opzichte van andere bedrijven, omdat het u kan helpen processen te verbeteren, ze efficiënter te maken met betere automatisering en nauwkeuriger te zijn met een verminderd risico op fouten die zowel het vertrouwen in uw merk als uw bedrijfsresultaten kunnen schaden.
Tips en best practices voor gegevensopschoning in financiën en boekhouding
Of u nu werkzaam bent in de financiële sector, IT of een andere afdeling, het verbeteren van de datakwaliteit zou voor u een prioriteit moeten zijn. Als u onze Automatisering voor CFO's , weet u dat CFO's hun administratie voortdurend schoon en netjes moeten houden om positieve zakelijke relaties te onderhouden. Om dat te bereiken, kunt u onder andere het volgende doen:
- Optimaliseer de manier waarop u met gegevens werkt: voorkom dat er fouten ontstaan door gegevensinvoerprocessen te standaardiseren en tools te gebruiken om automatisch naar discrepanties te zoeken, zoals afwijkende facturen.
- Vooraf gedefinieerde structuren hebben: Zorg bijvoorbeeld voor een consistente structuur voor alles, van naamgevingsconventies tot formaten zoals de berichtenstandaarden in Peppol, die in het hele bedrijf worden gebruikt. Hoe eerder u deze vastlegt, hoe gemakkelijker het in de toekomst zal zijn.
- Dubbele gegevens verwijderen: Dubbele informatie kan uw analyses verstoren en ervoor zorgen dat u tijd verspilt bij het werken met deze gegevens. Dubbele gegevens in uw masterdata kunnen onverwachte, maar aanzienlijke gevolgen hebben. Controleer uw gegevens regelmatig op dubbele vermeldingen om tijd te besparen op gegevensonderhoud of gebruik tools die uw registers automatisch op orde houden.
- Weten wat u moet bewaren en wat u moet verwijderen: wat gebeurt er als er gegevens ontbreken of als er ongewenste uitschieters in de verzamelde informatie zitten? Zorg voor een plan voor het omgaan met ontbrekende gegevens en het verwijderen van ongewenste gegevens. Bij bijvoorbeeld crediteurenprocessen wilt u dat afwijkingen zo automatisch mogelijk worden afgehandeld en geen tijd verspillen aan gegevensfouten waar uw organisatie niet verantwoordelijk voor was.
- Iedereen erbij betrekken: Als je je data wilt opschonen en zo wilt houden, praat dan vroeg met je team over je plannen en zoek manieren om de workflow te standaardiseren. Door opschonen in je bedrijfscultuur te verankeren en tools te gebruiken die zich richten op datakwaliteit, kun je de voordelen ervan behouden.
Automatisering in financiën in uw voordeel gebruiken
Het werken met gegevens is tijdrovend en gevoelig voor menselijke fouten. Nu bedrijven steeds meer overstappen op gestandaardiseerde processen en gegevensopschoningspraktijken, is een van de beste manieren om de consistentie en volledigheid van uw gegevens te waarborgen het gebruik van digitale oplossingen, gestandaardiseerde transactieformaten zoals e-facturen en automatisering.
Lees meer over de rol van gegevensbeheer in de financiële sector en andere gerelateerde onderwerpen in ons nieuwe e-book 'Automatisering voor CFO's'.
Gerelateerde artikelen
Als u zich voorbereidt op een SAP S/4HANA-migratie of de invoering van e-facturering, bent u waarschijnlijk al in aanraking gekomen met UNSPSC — het classificatiesysteem dat SAP aanbeveelt voor producten …
Kunstmatige intelligentie verandert bedrijfsprocessen en financiën vormen daarop geen uitzondering. Onze nieuwste whitepaper een overzicht van AI in financiën en boekhouding, onderzoekt praktische use cases en schetst hoe u aan de slag kunt gaan met de implementatie ervan.
De invoering van elektronische facturering en elektronische aanbestedingen verloopt in het hele Europese openbaar bestuur in een steeds sneller tempo. Een recent Zweeds onderzoek biedt inzicht in de situatie bij gemeenten en centrale overheidsinstanties.