Een nieuw onderzoek van Qvalia laat zien dat fouten bij het verwerken van facturen leiden tot een voortdurend verborgen kapitaalverlies. De bedrijven die aan het onderzoek deelnamen, verloren gemiddeld 133.764 euro per jaar door vermijdbare fouten in hun financiële processen.
Zelfs kleine fouten in het factuurverwerkingsproces kunnen leiden tot een aanzienlijk kapitaalverlies, zoals blijkt uit ons nieuwe rapport De verborgen kosten van factuurfouten in Scandinavië 2020.
Qvalia analyseerde 25,8 miljoen aankoopfacturen van 100 Scandinavische bedrijven en overheidsinstanties met een jaaromzet van meer dan 100 miljoen euro en ontdekte dat 0,53% van alle facturen onjuist werd beheerd.
Zelfs als er aanzienlijke middelen worden ingezet om deze fouten te corrigeren, gemiddeld 31 volledige werkdagen, blijven veel fouten onopgemerkt.
Onopgemerkte financiële fouten bleven gedurende het hele proces verborgen en leidden tot een gemiddeld verlies van 0,44 euro per inkomende aankoopfactuur.
Voorbeelden van fouten die kapitaalverlies veroorzaken zijn onder meer verkeerd beheerde btw, dubbele betalingen en te hoge betalingen. Dit is vaak het gevolg van handmatige verwerking, verouderde processen en verouderde software.
Samenvatting van het rapport
- Geanalyseerde bedrijven: 100
- Geanalyseerde facturen: 25.840.061
- Onjuist beheerde facturen: 0,53%
- Fulltime werkdagen besteed aan interne correcties: 31 dagen
- Onopgemerkte fouten in facturen: 0,11%
- Kosten van onopgemerkte fouten als percentage van de organisatorische kosten van het factuurverwerkingsproces: 29%
Tips voor bedrijven om fouten te voorkomen
- Maak een plan om analoge factuurformaten zoals papier en pdf's te elimineren.
- Stimuleer uw leveranciers om e-facturen te gebruiken
- Breng uw processen en systemen in kaart. Identificeer knelpunten, zoals handmatige taken.
- Centraliseer het beheer van uw leveranciersadministratie en maak continue monitoring en updates mogelijk.