Automatisering van financiële processen — 4 essentiële bouwstenen

Automatisering van financiële processen wordt steeds meer een prioriteit voor CFO's.

Met wereldwijde uitgaven aan digitale transformatie – de combinatie van digitalisering, nieuwe processen en gebruikerservaringen in bedrijven en de publieke sector – die in 2022 1,78 biljoen dollar zullen bedragen, is het geen geheim dat organisaties overal op zoek zijn naar manieren om de nieuwste technologieën te implementeren om hun activiteiten te stroomlijnen, klanten tevreden te stellen en hun bedrijfsresultaten te verbeteren.

Automatisering is waarschijnlijk het meest zichtbare resultaat, variërend van de vermindering van handmatig werk – van laaggeschoolde taken tot complexere bewerkingen – tot het leveren van nauwkeurige bedrijfsinformatie in enorme hoeveelheden gegevens.

Als u bezig bent met het invoeren van automatisering in uw workflow, waar moet u dan beginnen?

Wij zijn van mening dat financiën een van de meest vruchtbare gebieden is om uw digitale transformatie en automatisering van financiële processen te starten, aangezien er veel mogelijkheden zijn om tijd vrij te maken voor medewerkers, ervoor te zorgen dat cruciale taken binnen de hele organisatie snel en foutloos worden uitgevoerd en uw transactiegegevens, kosten en inkomstenstromen op een slimme manier te benutten.

De modernisering van financiële activiteiten begon met digitalisering, een van de eerste stappen in een digitale transformatie. Hoewel deze taken in de loop van de tijd veranderden, konden financiële afdelingen dankzij digitalisering hun workflows beter beheersbaar en efficiënter maken. Digitalisering maakte bijvoorbeeld de analyse van gegevens eenvoudiger en hielp teams sneller tot bruikbare inzichten te komen.

Na digitalisering kwam automatisering, de mogelijkheid om processen daadwerkelijk te transformeren. Financiën bestaat uit repetitieve taken, lange workflows en nauwkeurige gegevens die niet mogen worden aangetast door menselijke fouten. Automatisering neemt deze taken uit handen van uw personeel, waardoor zij zich kunnen richten op interessantere of creatievere aspecten van het bedrijf, zoals strategische planning.

Automatisering heeft tot doel een revolutie teweeg te brengen in de manier waarop werknemers werken, de manier waarop technologie binnen de organisatie wordt gebruikt en de manier waarop belangrijke zakelijke beslissingen worden genomen. Of u nu handmatige taken wilt verminderen of bepaalde workflows sneller en nauwkeuriger wilt maken, automatisering nastreven is een van de belangrijkste stappen die u kunt nemen om sneller positieve resultaten te behalen en uzelf concurrerend te maken op toekomstige markten.

Sommige bedrijven zien het potentieel van automatisering snel in, terwijl andere nog op zoek zijn naar een routebeschrijving voor hun automatiseringstraject. Om concurrerender financiële processen op te zetten, heb je meer nodig dan alleen de juiste technologieën. Je moet ook fundamenteel begrijpen waar automatisering precies van toepassing is en waarom.

Laten we eens kijken naar enkele basislessen die bedrijven (soms op de harde manier) leren wanneer ze een automatiseringsoplossing voor hun financiële processen willen implementeren.

Robotic Process Automation (RPA) verwijst naar elke technologie die wordt gebruikt om werktaken te automatiseren, al dan niet met behulp van kunstmatige intelligentie. Hoewel het hightech klinkt, komt RPA vaak neer op het automatisch indrukken van toetsen of het uitvoeren van vooraf geschreven commando's voor de werknemer.

Het probleem met RPA is dat het een vrij kwetsbare methodologie is die zelfs kleine afwijkingen niet aankan. Dat wil zeggen dat RPA-bots een enorme investering vereisen om te implementeren en te onderhouden. Gevolgen voor het financiële team kunnen zijn:

Wist u dat 61% van de betalingsachterstanden te wijten is aan fouten in de factuur? Zonder constante kwaliteitsgegevens en een scherp oog voor afwijkingen (die veel voorkomen in de financiële sector) kan RPA gemakkelijk allerlei fouten veroorzaken.

Een voorwaarde voor een succesvolle implementatie van automatisering is een schone en nauwkeurige stroom van invoergegevens – kortom, de kwaliteit van de verwerkte gegevens. Automatisering is sterk afhankelijk van de gegevens die worden aangeleverd, dus het is de moeite waard om eens bij uw financiële afdeling langs te gaan en te leren hoe gegevens worden aangemaakt, verwerkt en uiteindelijk gebruikt. Naast betere automatisering kan een betere kwaliteit van de gegevens leiden tot:

Kunstmatige intelligentie kan alleen tot zijn recht komen als uw financiële gegevens en processen al op orde zijn. U moet overstappen op digitale formaten en slimmer werken met uw masterdata. Deze basis is noodzakelijk voordat u automatisering kunt gaan toepassen.

Financiële teams houden zich uiteindelijk bezig met het verplaatsen van transactiegegevens via goedkeuringsprocessen. Weet u precies waar uw informatie wordt opgeslagen, getransporteerd en gebruikt? Bent u op de hoogte van het standpunt van uw bedrijf op de volgende gebieden?

Dit soort kennis is essentieel voor CFO's en boekhoudkundige professionals die manieren willen vinden om een digitale transformatie door te voeren. Als u bijvoorbeeld e-facturen gaat gebruiken om transactiegegevens digitaal op te slaan, kunt u de kans op fouten bij het invoeren van gegevens of het kwijtraken van belangrijke documenten verkleinen.

Zodra u een grondig inzicht hebt in alle beleidsregels, procedures en afhankelijkheden in uw complexe financiële workflow, zult u mogelijkheden ontdekken om deze te verbeteren met financiële procesautomatisering.

Financiële processen verschillen per organisatie, maar de meeste hebben een aantal bekende stappen, zoals:

Vraag uzelf bij elk van deze stappen af welke validaties u doorloopt, hoe u omgaat met afwijkingen en wat u kunt doen om de workflow te optimaliseren. De antwoorden op deze vragen geven u aanwijzingen over hoe automatisering effectief kan worden toegepast.

Financiën is een sterk datagestuurde sector waarin veel documenten worden verwerkt en repetitieve taken worden uitgevoerd. Het is een uitstekende kandidaat voor automatisering, maar de juiste implementatie ervan is een uitdaging waar CFO's vandaag de dag mee te maken hebben. Van afwijkingsbeheer tot datakwaliteit: het vinden van de juiste tools om financiële processen te verbeteren is essentieel.

Meld u vandaag nog aan bij Qvalia om te ontdekken hoe wij uw uitgaven kunnen digitaliseren, automatiseren en analyseren.

Download de gids 'Automatisering voor CFO's' voor praktische lessen over financiële procesautomatisering en hoe u uw financiële team vooruit kunt helpen.