Ce que votre opérateur de facturation ne veut pas que vous sachiez

Dans la plupart des cas, vous devez avoir accès à un réseau d'opérateurs de facturation pour envoyer ou recevoir des factures électroniques. Voici ce que vous devez savoir sur les réseaux de facturation électronique ouverts et fermés, comment choisir un réseau pour votre entreprise et ce que les opérateurs de réseaux de facturation électronique traditionnels ne veulent pas que vous sachiez. 

De nombreux pays et régions disposent deréseaux d'opérateurs permettantl'échangedefactures électroniques et d'autres documents transactionnels entre entreprises et organisations.

Les réseaux sont essentiellement des collaborations (des liens) entre des prestataires de services permettant l'accès à divers réseaux de facturation électronique. Ces entreprises sont appeléesopérateurs de facturation électronique, ou parfoisVAN ouVAN (réseaux à valeur ajoutée).

Pour envoyer des factures électroniques d'une entreprise à une autre organisation, au niveau local ou international, les opérateurs de facturation des expéditeurs et des destinataires doivent se mettre en contact et généralement mettre en place un script de conversion afin que la facture électronique puisse être gérée dans le système du destinataire.

Outre l'échange de documents électroniques, les clients des opérateurs de facturation électronique peuvent parfois bénéficier de services à valeur ajoutée supplémentaires, tels que des outils facilitant les processus de gestion des comptes fournisseurs, les workflows d'approbation, etc.

Il s'agit souvent d'un argument de vente convaincant, avec des avantages pour les clients tels qu'une numérisation accrue, une efficacité renforcée dans les processus financiers et un impact environnemental réduit.

Les réseaux traditionnels d'opérateurs de facturation peuvent être qualifiés deréseaux fermés. Laconfiguration est gérée de manière à ce que les opérateurs de facturation électronique jouent le rôle d'intermédiaires dans les échanges entre leurs clients.

Voici pourquoi : 

Pour envoyer et recevoir des messages au sein d'un réseau de facturation électronique, l'expéditeur et le destinataire de la facture électronique doivent avoir conclu séparément un accord avec un opérateur de facturation électronique.

Dans les réseaux traditionnels, les opérateurs de facturation reliant deux partenaires commerciaux doivent correspondre pour établir une communication interconnectée entre leurs opérateurs respectifs. Il s'agit souvent d'un processus fastidieux, comprenant divers tests et validations manuelles. Au final, cette procédure augmente les coûts pour les clients des solutions traditionnelles d'opérateurs de facturation électronique.

La situation est similaire partout dans le monde. Prenons l'exemple de la Suède : depuis son lancement par le gouvernement en 2005, Svefaktura est traditionnellement le format le plus courant au sein du réseau des opérateurs locaux suédois.

Le numéro GLNà 13 chiffres est couramment utilisé comme adresse de réception, une adresse de facturation électronique spécifique à une entreprise ou à une organisation qui a mis en place la facturation électronique, appelée identifiant. 

Svefaktura est basé sur UBL, Universal Business Language, une norme mondiale largement répandue pour les données XML utilisées dans les documents commerciaux. Il existe toutefois de nombreuses autres normes de format utilisant ou non UBL, par exemple OIOUBL au Danemark et Finvoice en Finlande, pour n'en citer que quelques-unes. Le format et la norme de données définissent la manière dont la facture électronique doit être configurée, notamment les lignes de commande, les informations d'en-tête, etc. Si vous disposez d'un ERP configuré pour traiter Svefaktura, vous ne pouvez pas gérer OIOUBL de manière transparente, et vice versa.

Au cours des dernières années, le paysage traditionnel de la facturation électronique a radicalement changé. 

En 2019, Peppol, un réseau ouvert permettant l'échange de documents électroniques, a considérablement simplifié la facturation électronique pour tous les types d'organisations et est rapidement devenu une nouvelle norme. Si la plupart des organisations ont bénéficié de la réduction des coûts et de la facilité d'utilisation, la facturation électronique est devenue particulièrement accessible pour les petites et moyennes entreprises.

Peppol a été lancé par la Commission européenne, principalement pour répondre aux besoins mondiaux d'interopérabilité et d'efficacité dans le domaine de la facturation électronique. Outre l'Union européenne, de nouveaux pays se connectent continuellement au réseau. L'Australie et Singapour ne sont que quelques-uns des derniers nœuds à avoir rejoint le réseau.

Le catalyseur de cette évolution récente est la directive européenne 2014/55/UE ; l'ensemble du secteur public au sein de l'Union européenne est désormais tenu d'accepter uniquement les factures électroniques etdoit être en mesure de recevoir des factures via le réseau Peppol.

Les régulateurs européens se sont activement engagés dans l'accélération de la transition vers Peppol et les réseaux ouverts. La recommandation est claire : passez à Peppol et informez vos clients et fournisseurs de cette nouvelle procédure.

En Suède, DIGG, l'Agence suédoise pour l'administration numérique, et SFTI, une initiative conjointe du secteur public en matière de numérisation chargée de la norme Svefaktura, ont décidé de cesser définitivement de prendre en charge Svefaktura à compter du 1er avril 2021 et recommandent de passer au format Peppol pour les factures électroniques. Les autorités d'autres pays de l'UE vont dans le même sens avec leurs réseaux et formats locaux respectifs.

Peppol se distingue des autres réseaux en étant un réseau ouvert, qui ne dépend pas de l'interopérabilité des opérateurs de facturation locaux. 

Les entreprises et les organisations peuvent échanger rapidement des factures électroniques et divers autres documents électroniques via leur identifiant de participant Peppol, appelé Peppol ID. Aucun accord, configuration ou conversion n'est nécessaire pour que l'échange ait lieu. La seule chose requise est l'accès à un point d'accès certifié Peppol. Les factures peuvent être facilement créées et reçues dans le logiciel de gestion des factures, via des intégrations ERP, ou les deux.

Peppol est disruptif à plusieurs niveaux, ce qui n'est pas forcément bien accueilli par tous les acteurs.

Les réseaux locaux d'opérateurs de facturation ont tout intérêt à promouvoir leur format local spécifique plutôt que Peppol.

La raison est purement commerciale : les opérateurs traditionnels de facturation électronique tirent une grande partie de leurs revenus de la gestion de réseaux fermés. Dans le cadre du système Peppol, aucun accord n'est nécessaire entre l'expéditeur, le destinataire ou l'opérateur. La seule chose requise est l'adresse, Peppol ID, pour que les documents transactionnels puissent être échangés. 

Il n'y a pas de frais entre les parties au sein du réseau Peppol, mais les opérateurs et les destinataires des factures électroniques Peppol peuvent se facturer mutuellement conformément à la réglementation européenne.

Les utilisateurs de Qvalia peuvents'inscrire gratuitementet enregistrer une ou plusieurs adresses en quelques minutes. L'envoi et la réception de factures électroniques sont également gratuits.

Par rapport à l'ancienne structure de réseau local, Peppol représente un bond en avant et une bonne nouvelle pour les entreprises qui souhaitent poursuivre leur transformation numérique.