Wat uw factuurverwerker u niet wil laten weten

In de meeste gevallen hebt u toegang tot een netwerk van factuuroperators nodig om e-facturen te verzenden of te ontvangen. Hier vindt u alles wat u moet weten over open en gesloten e-factuurnetwerken, hoe u een netwerk voor uw bedrijf kiest en wat de traditionele e-factuurnetwerkoperators u niet willen vertellen. 

Veel landen en regio's hebben zogenaamdeoperatornetwerken omelektronische facturen en andere transactiedocumenten tussen bedrijven en organisaties uit te wisselen.

De netwerken zijn in wezen samenwerkingsverbanden – koppelingen – tussen dienstverleners die toegang bieden tot verschillende e-factureringnetwerken. Deze bedrijven wordene-factureringoperators genoemd, of soms ookVAN ofVAN (Value Added Networks).

Om e-facturen van een bedrijf naar een andere organisatie te verzenden, lokaal of internationaal, moeten de factuurverwerkers van de verzender en ontvanger contact met elkaar opnemen en meestal een conversiescript opzetten om de e-factuur beheersbaar te maken in het systeem van de ontvanger.

Naast de uitwisseling van elektronische documenten kunnen klanten van e-factureringsbedrijven soms ook gebruikmaken van aanvullende diensten die extra waarde bieden, zoals tools ter ondersteuning van crediteurenprocessen, goedkeuringsworkflows en meer.

Het is vaak een sterk verkoopargument met voordelen voor de klant, zoals meer digitalisering, meer efficiëntie in het financiële proces en minder impact op het milieu.

De traditionele netwerken van factuuroperators kunnen worden gekarakteriseerd alsgesloten netwerken. Deopzet is zodanig dat de e-factuuroperators fungeren als gatekeepers in de uitwisselingen tussen hun klanten.

Dit is waarom: 

Om berichten binnen een e-factuurnetwerk te kunnen verzenden en ontvangen, moeten zowel de verzender als de ontvanger van de e-factuur afzonderlijk een overeenkomst hebben met een e-factuurbeheerder.

In traditionele netwerken moeten factuuroperators die twee zakelijke partners met elkaar verbinden, met elkaar communiceren om een onderlinge verbinding tussen hun respectieve operators tot stand te brengen. Dit is vaak een tijdrovend proces, waarbij verschillende tests en handmatige validaties nodig zijn. Uiteindelijk leidt deze procedure tot extra kosten voor klanten van traditionele oplossingen voor e-factuuroperators.

De situatie is overal ter wereld vergelijkbaar. Laten we Zweden als voorbeeld nemen: Svefaktura is sinds de door de overheid geïnitieerde lancering in 2005 traditioneel het meest gebruikte formaat binnen het lokale operatornetwerk in Zweden.

Het 13-cijferigeGLN-nummerwordt vaak gebruikt als het inboxadres, een organisatiespecifiek e-factuuradres voor een bedrijf of organisatie die e-facturering heeft geïmplementeerd, ook wel een identificatiecode genoemd. 

Svefaktura is gebaseerd op UBL, Universal Business Language, een wereldwijd verspreide XML-gegevensstandaard voor zakelijke documenten. Er zijn echter tal van andere formaatstandaarden die al dan niet gebruikmaken van UBL, bijvoorbeeld OIOUBL in Denemarken en Finvoice in Finland, om er maar een paar te noemen. Het gegevensformaat en de standaard bepalen hoe de e-factuur moet worden opgesteld, bijvoorbeeld wat betreft regelitems, koptekstinformatie en meer. Als u een ERP-systeem hebt dat is ingesteld om Svefaktura te verwerken, kunt u OIOUBL niet naadloos beheren, en vice versa.

De afgelopen jaren is het traditionele landschap van elektronische facturen ingrijpend veranderd. 

In 2019 heeft Peppol, een open netwerk voor de uitwisseling van elektronische documenten, e-facturering voor alle soorten organisaties aanzienlijk vereenvoudigd en is het snel een nieuwe standaard geworden. Hoewel de lagere kosten en het gebruiksgemak voor de meeste organisaties voordelig zijn, is e-facturering vooral toegankelijk geworden voor kleine en middelgrote bedrijven.

Peppol is een initiatief van de Europese Commissie, in de eerste plaats om tegemoet te komen aan de wereldwijde behoefte aan interoperabiliteit en efficiëntie op het gebied van elektronische facturering. Naast de Europese Unie sluiten zich steeds meer landen aan. Australië en Singapore zijn slechts enkele recente voorbeelden.

De katalysator voor de recente ontwikkeling is de EU-richtlijn 2014/55/EU; de hele publieke sector binnen de Europese Unie is nu verplicht om alleen nog maar e-facturen te accepteren enmoet in staat zijn om facturen via het Peppol-netwerk te ontvangen.

Regelgevende instanties in heel Europa hebben zich actief ingezet om de overgang naar Peppol en open netwerken te versnellen. De aanbeveling is duidelijk: stap over op Peppol en informeer uw klanten en leveranciers over de nieuwe routine.

In Zweden hebben DIGG, het Zweedse agentschap voor digitale overheid, en SFTI, een gezamenlijk digitaliseringsinitiatief van de publieke sector dat de norm voor Svefaktura beheert, besloten om vanaf 1 april 2021 definitief te stoppen met de ondersteuning van Svefaktura en een overgang naar Peppol als e-factuurformaat aan te bevelen. Autoriteiten in andere EU-landen gaan met hun respectieve lokale netwerken en formaten dezelfde kant op.

Peppol onderscheidt zich van andere netwerken doordat het een open netwerk is dat niet afhankelijk is van de interoperabiliteit van lokale factuuroperators. 

Bedrijven en organisaties kunnen snel e-facturen en diverse andere e-documenten uitwisselen via hun Peppol Participant Identifier, ook wel Peppol ID genoemd. Er zijn geen operatorovereenkomsten, instellingen of conversies nodig om de uitwisseling te laten plaatsvinden. Het enige wat nodig is, is toegang tot een Peppol-gecertificeerd Access Point. Facturen kunnen eenvoudig worden aangemaakt en ontvangen in de factuurbeheersoftware, via ERP-integraties, of beide.

Peppol is op verschillende niveaus disruptief, wat niet noodzakelijkerwijs door alle actoren wordt toegejuicht.

Lokale factuurverwerkingsnetwerken hebben sterke prikkels om hun specifieke lokale formaat te promoten in plaats van Peppol.

De reden hiervoor is puur commercieel: traditionele e-factuurverwerkers halen een aanzienlijk deel van hun inkomsten uit het onderhouden van gesloten netwerken. Bij Peppol zijn er geen overeenkomsten nodig tussen verzender en ontvanger of verwerker. Het enige wat nodig is, is het adres, de Peppol ID, om transactiedocumenten uit te wisselen. 

Er zijn geen kosten tussen de partijen binnen het Peppol-netwerk, maar exploitanten en ontvangers van Peppol-e-facturen kunnen elkaar kosten in rekening brengen volgens de EU-regelgeving.

Gebruikers van Qvalia kunnenzich gratis aanmeldenen binnen enkele minuten één of meerdere adressen registreren. Het verzenden en ontvangen van e-facturen is ook gratis.

In vergelijking met de oude lokale netwerkstructuur is Peppol een grote stap voorwaarts en goed nieuws voor bedrijven die hun digitale transformatie verder willen doorvoeren.