Gardez votre registre de fournisseurs à jour. La manière dont vous interagissez avec le monde extérieur est un aspect très important de votre activité. Quel que soit votre secteur d'activité, l'une des clés de votre succès réside dans la manière dont vous gérez vos relations avec vos partenaires commerciaux et vos fournisseurs.
Vous devez surveiller les relations que vous entretenez avec vos fournisseurs. Ces derniers constituent un élément essentiel de toute entreprise et jouent un rôle important dans la gestion des risques, des flux de trésorerie et des coûts.
Mais chaque entreprise doit également faire preuve de prudence dans ses relations avec ses fournisseurs. Tenir à jour votre registre des fournisseurs est l'un des meilleurs moyens de gérer efficacement et de manière préventive les problèmes pouvant survenir dans le domaine des comptes fournisseurs, tels que les litiges liés aux factures, les problèmes de clarté des données et les détails de paiement. Le registre des fournisseurs est un outil important pour assurer le bon déroulement des processus financiers, prévenir la fraude et garantir le respect des contrats.
Un registre propre contribuera également à prévenir les erreurs de votre côté. Les paiements manqués ou en double et autres erreurs similaires proviennent généralement d'un registre des fournisseurs mal géré. Garder un œil sur vos fournisseurs vous aide à éviter les risques de crédit et les insolvabilités potentielles.
Comment garder votre registre des fournisseurs propre, organisé et utile ? Voici trois conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre registre des fournisseurs.
1. Ne suivre que les fournisseurs actifs
Un registre des fournisseurs utile est un registre qui ne contient que les informations actuellement pertinentes pour votre entreprise. Il est important de conserver les enregistrements des transactions passées, mais vous ne devez pas conserver les partenaires commerciaux inactifs dans votre registre. Au contraire, votre registre des fournisseurs ne doit contenir que les fournisseurs actifs. Vous pouvez toujours réactiver les fournisseurs existants s'ils recommencent à faire affaire avec vous.
Les critères permettant de qualifier un fournisseur d'actif ne sont pas non plus standardisés entre les entreprises. Vous devez examiner votre registre des fournisseurs et définir vos propres critères auxquels un fournisseur doit satisfaire pour rester actif. Une fois que vous avez défini ce qui caractérise un fournisseur actif, commencez à supprimer les entrées inactives afin de maintenir votre registre des fournisseurs bien organisé.
2. Veillez à ce que les entrées soient exactes et à jour.
Les entrées incorrectes constituent un autre problème courant dans les registres de fournisseurs. L'objectif d'un registre de fournisseurs est de vous permettre d'accéder facilement aux informations dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre entreprise. Il est donc essentiel de veiller à l'exactitude des entrées. Assurez-vous de vérifier régulièrement votre registre de fournisseurs afin de détecter les erreurs et de garantir son utilité.
Les données inexactes ne sont pas toujours dues à une erreur humaine. Une cause fréquente d'entrées inexactes est que les informations correctes changent au fil du temps. N'oubliez pas que votre registre des fournisseurs ne vous est d'aucune utilité si les données qu'il contient ne sont pas à jour. Gardez une trace des coordonnées bancaires mises à jour de vos fournisseurs et ajoutez-les au registre si nécessaire afin de garantir une meilleure exactitude des données.
3. Vérifiez s'il y a des doublons.
Presque tous les registres de fournisseurs souffrent de doublons. Cette erreur est susceptible de se produire si votre registre de fournisseurs n'est pas à jour, car un fournisseur anciennement inactif est ajouté à nouveau au registre. Vous pouvez avoir le même fournisseur enregistré sous plusieurs noms, dont le plus ancien aura des informations de paiement obsolètes.
Il est important de repérer les doublons et de supprimer les entrées incorrectes dès que possible. Les doublons peuvent entraîner des paiements en double, ce qui demandera un temps précieux à l'entreprise pour les démêler. Un autre problème lié aux doublons est que les données contenues dans une ou plusieurs entrées sont souvent obsolètes, ce qui ajoute encore plus de confusion.
La suppression des doublons est un processus relativement simple qui peut considérablement améliorer votre registre de fournisseurs.
Gardez votre registre de fournisseurs à jour grâce aux bons outils d'automatisation
La gestion correcte de votre registre fournisseurs est une tâche importante pour toute organisation. La plateforme d'automatisation des comptes fournisseurs de Qvalia est l'outil idéal pour les entreprises qui souhaitent bénéficier d'une meilleure visibilité et d'un meilleur contrôle sur leurs services financiers.
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