Houd uw leveranciersregister up-to-date. De manier waarop u met de wereld omgaat, is een zeer belangrijk aspect van uw bedrijf. Ongeacht de branche is een van de sleutels tot uw succes de manier waarop u omgaat met uw zakelijke partners en leveranciers.
U moet de relaties met uw leveranciers goed in de gaten houden. Deze leveranciers vormen een cruciaal onderdeel van elk bedrijf en spelen een belangrijke rol bij het beheren van risico's, cashflow en kosten.
Maar elk bedrijf moet ook voorzichtig zijn in de omgang met zijn leveranciers. Het bijhouden van een overzichtelijk leveranciersregister is een van de beste manieren om efficiënt en preventief om te gaan met problemen die zich kunnen voordoen bij crediteurenadministratie, zoals factuurgeschillen, problemen met de duidelijkheid van gegevens en betalingsgegevens. Het leveranciersregister is een belangrijk hulpmiddel om een soepel financieel proces te ondersteunen, fraude te voorkomen en naleving van contracten te waarborgen.
Een overzichtelijk register helpt ook om fouten aan uw kant te voorkomen. Gemiste of dubbele betalingen en soortgelijke fouten zijn meestal het gevolg van een slecht beheerd leveranciersregister. Door uw leveranciers in de gaten te houden, kunt u kredietrisico's en mogelijke insolventie voorkomen.
Hoe houdt u uw leveranciersregister overzichtelijk, georganiseerd en bruikbaar? Hier zijn drie tips om meer uit uw leveranciersregister te halen.
1. Alleen actieve leveranciers volgen
Een nuttig leveranciersregister is een register dat alleen informatie bevat die op dit moment relevant is voor uw bedrijf. Het is belangrijk om gegevens over eerdere transacties bij te houden, maar u moet geen inactieve zakenpartners in uw register bewaren. In plaats daarvan moet uw leveranciersregister alleen actieve leveranciers bijhouden. U kunt bestaande leveranciers altijd opnieuw activeren als ze weer zaken met u gaan doen.
Wat een leverancier als actief kwalificeert, is ook niet gestandaardiseerd tussen bedrijven. U moet uw leveranciersregister onderzoeken en uw eigen criteria opstellen waaraan een leverancier moet voldoen om actief te blijven. Zodra u hebt gedefinieerd wat een actieve leverancier is, kunt u inactieve vermeldingen verwijderen om uw leveranciersregister overzichtelijk te houden.
2. Zorg ervoor dat de gegevens nauwkeurig en up-to-date zijn.
Onjuiste gegevens zijn een ander veelvoorkomend probleem bij leveranciersregisters. Het doel van een leveranciersregister is om u gemakkelijk toegang te geven tot de informatie die u nodig hebt om uw bedrijf efficiënt te runnen. Het is dus van cruciaal belang dat de gegevens correct zijn. Controleer uw leveranciersregister regelmatig op fouten, zodat het bruikbaar blijft.
Onjuiste gegevens worden niet altijd veroorzaakt door menselijke fouten. Een veelvoorkomende oorzaak van onjuiste gegevens is dat de juiste informatie in de loop van de tijd verandert. Vergeet niet dat uw leveranciersregister u niets oplevert als de gegevens daarin niet up-to-date zijn. Houd de bijgewerkte betalingsgegevens van uw leveranciers bij en voeg deze indien nodig toe aan het register om de nauwkeurigheid van de gegevens te verbeteren.
3. Let op dubbele vermeldingen
Bijna elk leveranciersregister heeft last van dubbele vermeldingen. Deze fout komt vaak voor als uw leveranciersregister niet goed wordt bijgehouden, omdat een voorheen inactieve leverancier opnieuw aan het register wordt toegevoegd. Het kan zijn dat dezelfde leverancier onder meerdere namen is geregistreerd, waarbij de oudste naam verouderde betalingsgegevens bevat.
Het is belangrijk om dubbele gegevens op te sporen en de onjuiste vermeldingen zo snel mogelijk te verwijderen. Dubbele vermeldingen kunnen leiden tot dubbele betalingen, wat het bedrijf kostbare tijd kost om op te lossen. Een ander probleem met dubbele vermeldingen is dat de gegevens in een of meer van de vermeldingen vaak verouderd zijn, wat nog meer verwarring veroorzaakt.
Het verwijderen van dubbele vermeldingen is een relatief eenvoudig proces dat uw leveranciersregister aanzienlijk kan verbeteren.
Houd uw leveranciersregister overzichtelijk met de juiste automatiseringstools
Het correct beheren van uw leveranciersregister is een belangrijke taak voor elke organisatie. Het platform voor automatisering van crediteurenadministratie van Qvalia is de ultieme tool voor bedrijven die meer inzicht en controle willen hebben over hun financiële afdelingen.
Met onze nieuwe functie Supplier Manager zorgt u ervoor dat elk aspect van uw leveranciersgegevens automatisch wordt beheerd, bijgewerkt en gecontroleerd.
Wilt u meer weten over hoe u uw leveranciersregister kunt verbeteren? Download dan vandaag nog ons gratis e-book.