Comment pouvez-vous transformer vos grandes idées et objectifs de transformation financière en solutions tangibles ? Que fait votre organisation pour mettre en œuvre l'automatisation de la finance dans l'ensemble de l'organisation ? Poursuivre avec succès une stratégie d'automatisation pour votre département financier peut sembler difficile, mais avec les bonnes bases, c'est plus que possible.
digitale transformation - c'est un terme populaire que vous avez probablement déjà entendu. Mais une stratégie de numérisation réussie est impossible sans un contrôle total des données sur lesquelles s'appuient les fonctions quotidiennes de l'entreprise.
Et si la numérisation des processus de base tels que les ventes, les dépenses et les autres tâches liées aux comptes créditeurs et débiteurs peut sembler complexe, ce n'est pas toujours le cas.
Néanmoins, votre entreprise doit comprendre comment aborder ce processus si vous voulez éviter d'engager une armée de consultants ou d'augmenter considérablement la taille de votre équipe informatique. Rien qu'en sachant cela, vous êtes déjà mieux préparé que la plupart des directeurs financiers.
Les éléments constitutifs de la transformation financière
Une stratégie de transformation financière réussie doit s'appuyer sur les bons éléments pour garantir une automatisation et un contrôle efficaces.
La première étape consiste à se concentrer sur la numérisation.
Cela signifie que les équipes financières doivent exercer un contrôle sur les informations transactionnelles qu'elles cherchent à modifier. Les directeurs financiers doivent explorer ces processus, ce qui implique de poser les questions suivantes :
- Comment les données financières sont-elles créées ?
- Comment les transactions sont-elles traitées ?
- Quels sont les objectifs de l'organisation ?
Les éléments constitutifs sont vos données. Des données de meilleure qualité conduiront toujours à des résultats de meilleure qualité. Un système d'automatisation bien conçu se traduira par une efficacité accrue et des analyses pertinentes.
Elle peut même conduire à la création de nouveaux modèles d'entreprise, le résultat final étant une transformation complète de digitale .
Étape 1 : Évaluer le potentiel d'automatisation de votre entreprise
Les nouvelles technologies permettent aux entreprises de rester compétitives tout en s'adaptant à l'évolution du climat des affaires. Mais les solutions de transformation digitale ne sont pas uniques. Une transformation réussie nécessite une compréhension approfondie de vos données et de la manière dont vous envisagez de les automatiser. Les directeurs financiers sont les candidats idéaux pour lancer une initiative de transformation digitale car ils comprennent les données transactionnelles clés.
Alors, comment une organisation aborde-t-elle l'automatisation ? La première étape consiste à définir le potentiel d'automatisation de votre entreprise.
- Identifiez les domaines que vous pouvez automatiser. Quels résultats votre entreprise obtiendra-t-elle grâce à l'automatisation ? Définissez votre potentiel d'automatisation en établissant le rapport entre les données analogiques et les données d'entrée ( digitale ). Prenez en compte des éléments tels que les écritures comptables manuelles, les factures électroniques par rapport aux factures papier par rapport aux factures PDF, etc.
- Combien de factures papier ou PDF utilisez-vous ? Tout ce que vous pouvez convertir en un processus digitale est une victoire qui réduit vos risques, augmente la visibilité et constitue une étape essentielle dans la création d'un système d'automatisation des processus de bout en bout.
- Comment distribuez-vous les factures de vente ? Réfléchissez aux formats que vous utilisez. Déterminez le rapport entre les commandes manuelles et les commandes en ligne.
Étape 2 : Améliorez vos intrants digitale
Une transformation réussie de digitale nécessite un travail d'équipe. Vous devez également compter sur vos fournisseurs pour soutenir ces changements. Cependant, c'est sur eux que repose la majeure partie du risque, car ils pourraient vous perdre en tant que client.
Vous pouvez adopter deux approches. Soit vous incitez ou obligez vos fournisseurs à adopter les factures électroniques pour soutenir votre effort d'amélioration de la qualité des données que vous utilisez dans vos systèmes transactionnels de bout en bout.
Quel que soit le système que vous utilisez, vous devez prendre le temps de.. :
- Identifiez les différents formats de données que vous utilisez actuellement.
- Définissez les informations essentielles à votre entreprise pour les processus d'approvisionnement et de comptabilité fournisseurs.
- Communiquez avec vos fournisseurs pour élaborer un plan visant à les encourager à adopter les factures électroniques.
- Évaluer, mettre à jour ou remplacer les systèmes logiciels pour compléter vos nouvelles initiatives en matière de données digitale .
Étape 3 : La bonne approche de l'automatisation financière
Des données de haute qualité sont l'épine dorsale de tout effort d'automatisation. Pour la plupart des entreprises, la facture électronique est le moyen le plus rapide d'améliorer la qualité des données.
Les technologies d'IA et de RPA sont efficaces lorsqu'il s'agit de tâches répétitives et hautement structurées, mais elles ont du mal à gérer les écarts. Ces systèmes ont du mal à s'adapter au changement, et aucun réglage fin n'y changera rien.
Votre chemin vers l'automatisation financière commence par une réflexion sur les domaines spécifiques que vous pouvez améliorer - immédiatement. Commencez par évaluer vos systèmes actuels et créez des tableaux simples montrant comment les données sont traitées. Il peut s'agir des éléments suivants
- Cartographie de la façon dont les données transactionnelles sont traitées dans votre organisation, depuis les données d'entrée jusqu'aux données de sortie.
- Créer des graphiques détaillés de vos flux de travail. Ces graphiques doivent être aussi visuels que possible pour illustrer les obstacles potentiels et les possibilités d'optimisation.
- Dresser la liste des systèmes et des logiciels que vous utilisez actuellement. Chaque système impliqué dans un processus augmente le risque d'endommager vos données. Réfléchissez aux systèmes que vous utilisez et à leur coût total.
- Définir les défis à relever. Dressez une liste restreinte qui met en évidence les complexités organisationnelles, les risques, les coûts et les goulets d'étranglement.
Étape 4 : Connaître ses fournisseurs
La dernière étape consiste à organiser vos données. Il s'agit notamment de nettoyer les données, d'organiser le registre des fournisseurs et d'effectuer d'autres tâches administratives liées à vos données. Vous devez viser à
- Analysez la façon dont vous gérez votre grand livre des fournisseurs. Examinez tout, y compris les rôles, les processus, les logiciels et les autres points de contact clés.
- Définir ce qu'est un fournisseur "actif". Établir les critères auxquels un fournisseur doit satisfaire pour être considéré comme un fournisseur "actif".
- Déterminer quand le statut d'un fournisseur doit être modifié. Quelle que soit votre décision, veillez à l'aligner sur vos autres processus et outils.
- Évaluez les risques financiers liés à vos fournisseurs. Évaluez les cotes de crédit, l'insolvabilité, les échéances, la fréquence des transactions, etc.
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