Le guide de démarrage rapide de l'automatisation des processus pour les équipes financières

Une partie de l'optimisation du travail financier de votre entreprise réside dans la mise en œuvre de l'automatisation des processus et des tâches quotidiennes. L'apprentissage automatique et l'intelligence artificielle sont des exemples de technologies émergentes sur le radar de nombreux directeurs financiers.

En 2020, 73% des organisations interrogées par Deloitte ont clairement indiqué qu'elles exploraient l'automatisation intelligente - une augmentation de 58% par rapport à 2019. De plus, ces mêmes organisations faisaient déjà la transition entre les programmes pilotes et la mise à l'échelle de l'automatisation.

Ce que nous savons est clair : l'automatisation et l'optimisation des processus financiers valent bien l'investissement pour les directeurs financiers.

L'automatisation en général est intéressante pour les entreprises car elle est rapide, évolutive et, lorsqu'elle est mise en œuvre correctement, elle peut réduire de manière significative les erreurs humaines. Elle permet également de libérer le temps des employés qui seraient autrement consacrés à des tâches répétitives et subalternes.

Nous sommes enfin arrivés au point où la numérisation a permis aux entreprises d'optimiser de manière significative leurs processus financiers, et l'automatisation n'est que l'apogée de cette tendance.

Lisez la suite pour en savoir plus sur l'automatisation des processus financiers, sur ce qu'elle peut apporter à votre entreprise et sur d'autres aspects de cette technologie transformatrice.

Comment l'automatisation réduit les tâches répétitives

Aujourd'hui, l'automatisation concerne principalement les processus répétitifs et basés sur des règles, dont l'exécution ne nécessite que peu de réflexion. Pensez à un centre d'appel qui effectue une vérification de crédit de routine ou à un service clientèle qui envoie des courriels de bienvenue. Voici quelques exemples :

Recherche et déplacement de données
Saisie d'informations dans les champs
Copier-coller

En raison du caractère subalterne de ces tâches, l'automatisation permet de libérer du temps pour les employés, ce qui renforce leur motivation au travail et leur permet de se concentrer sur des aspects plus importants de la gestion de l'organisation.

Vous pouvez numériser les tâches en amont en interagissant directement avec les applications de bureau ou en aval en travaillant avec les bases de données et les services web dont l'entreprise dépend en interne. Vous pouvez considérer l'automatisation comme un moyen d'aider le personnel à effectuer des tâches "en coulisses" qui, autrement, prendraient trop de temps dans la journée.

Les avantages de l'automatisation

Une étude du McKinsey Global Institute montre que les technologies actuelles ont le potentiel d'automatiser 42 % de toutes les activités financières. Si l'on considère les avantages de la mise en œuvre des technologies d'automatisation, la raison de cette soudaine explosion de popularité dans le secteur des entreprises devrait être évidente.

Une meilleure productivité : Les employés peuvent améliorer leur rendement en travaillant avec les outils digitale , de sorte que les tâches mineures ne prennent plus un temps précieux dans la journée.
Une meilleure évolutivité : Que se passera-t-il si votre entreprise se développe à l'avenir ? L'automatisation offre heureusement une évolutivité inégalée et peut étendre sa propre capacité pour répondre à davantage d'appels de clients ou d'activités financières lorsque le besoin s'en fait sentir.
Conformité juridique : L'erreur humaine peut coûter cher, en particulier lorsqu'il s'agit de violations de la conformité légale. Un processus automatisé ne manque jamais une touche, de sorte que vous n'avez pas à vous soucier de la saisie de données, qui peut constituer un problème, pour ne citer qu'un exemple.

C'est pour ces raisons que l'automatisation a fait son apparition dans un grand nombre de secteurs, tels que la banque, les télécommunications et les centres de service à la clientèle.

Le rôle de l'intelligence artificielle

Toutes les mises en œuvre de processus automatisés ne nécessitent pas d'apprentissage automatique ou d'intelligence artificielle, car certaines tâches sont suffisamment structurées et fondées sur des règles pour programmer des séquences de travail dans le style "si ceci, alors cela". Toutefois, parmi les techniques les plus avancées employées par les entreprises aujourd'hui, on peut citer les suivantes.

Apprentissage automatique

La différence entre un algorithme de base et un algorithme d'apprentissage automatique est que ce dernier s'améliore au fil du temps grâce au retour d'information et au traitement continu des données. Plus la machine "apprend", moins l'intervention humaine est nécessaire pour les opérations futures.

Traitement du langage naturel

Vous connaissez peut-être la PNL sous le nom de "reconnaissance vocale" et l'avez déjà utilisée lorsqu'un répondeur automatique vous demandait de formuler avec vos propres mots ce pour quoi vous aviez besoin d'aide au début d'un appel.

Ces types de machines peuvent non seulement analyser le langage et le traduire en texte, mais aussi identifier l'intention de l'appelant. La PNL accélère le processus de service à la clientèle en dirigeant les appelants vers l'endroit exact où ils doivent se rendre.

Reconnaissance optique des caractères

L'OCR permet au logiciel de numériser des sources de texte - telles que des lettres, des images ou des photos de documents - et de les convertir en texte clair facilement lisible qui peut être utilisé par une variété d'autres outils d'automatisation.

Par exemple, vous pouvez saisir instantanément les informations relatives à la carte de crédit ou à l'identification d'un client en prenant simplement une photo de la carte elle-même.

Dans le traitement des factures, l'OCR est une technologie essentielle pour convertir les factures PDF en un format lisible par une machine, car les caractères des fichiers images sont interprétés en informations, nombres et chiffres sur le site digitale .

L'automatisation des processus robotiques est-elle la solution ?

On ne peut pas parler d'automatisation sans évoquer le mot-clé "automatisation des processus robotiques". De 2016 à 2021, le marché de la RPA est passé de 250 millions de dollars à un montant impressionnant de 2,9 milliards de dollars, et il semble que chaque entreprise veuille commencer à programmer sa propre armée de soldats robotisés pour relever les nouveaux défis du marché.

Toutefois, dans sa forme actuelle, la RPA présente quelques inconvénients qui l'empêchent de devenir le "tout" et le "rien" que la plupart des gens pourraient penser d'elle :

Une mise en œuvre qui prend du temps: La mise en œuvre d'une APR parfaite nécessite beaucoup de temps pour la formation et l'ajustement des performances. Le travail des départements financiers varie suffisamment pour que le temps nécessaire à la mise en œuvre et au déploiement d'une solution de RPA soit considérable.
Le défi technique: La RPA offre à votre entreprise une solution instantanée. Cependant, sans l'expertise technique adéquate, la maintenance, la mise à jour et la mise à l'échelle de ces solutions peuvent s'avérer pratiquement impossibles.
Le problème des données: toutes les formes d'automatisation s'appuient sur un certain type de données pour commencer à travailler. La qualité de ces données est primordiale pour développer des solutions d'automatisation appropriées.
Technologie immature: La RPA présente encore un risque considérable en raison des déviations potentielles du site workflow. Par exemple, les fautes de frappe, les scans de mauvaise qualité et d'autres anomalies peuvent accroître la marge d'erreur.

Tous ces inconvénients mènent à une conclusion simple : La RPA ne peut pas encore gérer toutes les petites complexités et les changements rapides qui se produisent dans la finance moderne. Plutôt que de plonger dans la RPA, il est préférable d'explorer comment les solutions spécialisées d'automatisation de la finance peuvent vous aider à cartographier et à automatiser lentement les processus clés.

En d'autres termes, commencez par numériser vos fichiers et autres informations. Les factures électroniques, par exemple, permettent de s'assurer que les données transactionnelles essentielles ne sont jamais perdues. Examinez ensuite comment toutes ces données circulent dans votre entreprise et comment elles sont traitées, y compris les flux de travail d'approbation qu'elles subissent.

En comprenant le cheminement des données financières dans l'entreprise, les directeurs financiers comprendront mieux les dépendances et les exigences qui existent sur le site workflow et pourront ainsi commencer à automatiser ces processus.

La RPA n'est qu'une partie de ce que vous pouvez offrir à votre organisation. La mise en œuvre de la RPA peut être risquée si elle est faite trop hâtivement, car vous avez besoin non seulement des bonnes préparations, mais aussi d'une bonne qualité de données, de protocoles de maintenance et d'un soutien pour les déviations potentielles dans les données financières.