Workbuster har lang erfaring med å håndtere bestillinger og fakturaer for Arbetsförmedlingens private leverandører innen jobbmatching. Da Arbetsförmedlingen bestemte seg for å digitalisere transaksjonsflyten etter Peppol, en europeisk standard, henvendte Workbuster seg til Qvalia.

En stor del av Arbetsförmedlingens ansvarsområder, det nasjonale statlige organet for offentlige arbeidsformidlingstjenester og gjennomføring av arbeidsmarkedspolitikken, er i dag privatisert og utføres av private arbeidsformidlingsbyråer og tjenesteleverandører.

Workbuster har lenge fungert som tilrettelegger i ordre- og fakturaflyten mellom disse partene. Selskapet støtter rundt 130 uavhengige leverandører.

I fjor besluttet arbeidsformidlingen at ordre- og fakturaflyten skulle digitaliseres ved hjelp av Peppol, et europeisk nettverk for utveksling av e-fakturaer og andre forretningsdokumenter, som raskt har vokst til å bli et av verdens største.

"Kundene våre og vi hadde minimalt med tid til å endre oss, bare to måneder eller så," sier Peter Spetz.

Etter å ha spurt fem tjenesteleverandører påVAN , og ingen av dem kunne levere en løsning til en rimelig pris innenfor den knappe tidsrammen, fant Workbuster Qvalia.

Ifølge Peppol hadde selskapet allerede løsninger for fakturering, men ikke en ferdig løsning for e-ordrehåndtering av samme standard.

"Hos Qvalia var de utrolig smidige. De var veldig raske til å få ordrehåndtering i henhold til Peppol i systemet sitt, og helt i henhold til den stramme tidsplanen".

En utfordring var de betydelige transaksjonsvolumene som Workbuster håndterer. I løpet av den siste 12-månedersperioden har for eksempel 250 000 nye deltakere blitt håndtert for den svenske arbeidsformidlingens program, der antallet transaksjoner av fakturaer og bestillinger er nær en million.

"Vi kom i kontakt med Qvalia i september, og i oktober var alt klart, og den første kunden startet. Det tok mindre enn fire uker. Vi er strålende fornøyd med Qvalia", sier Peter Spetz.

Qvalias løsning er en plattform der bedrifter raskt kan digitalisere og automatisere økonomiske prosesser innen innkjøp og salg. Plattformen er modulbasert og kan tilpasses ut fra brukernes ønsker og behov innen e-fakturahåndtering, automatisert bokføring og analyse. Den integreres enkelt med eksisterende systemer, for eksempel ERP-systemer eller regnskapsprogramvare.

Henri Taipale er administrerende direktør og grunnlegger av Qvalia. Han forteller at de hadde et første møte med Workbuster på en fredag, og mandagen etter kunne de presentere en plan.

"I Qvalia er vi svært Peppol-orienterte. Infrastrukturen vår er basert på nettverket som rammeverk. Digitaliseringen som følger er en forutsetning for våre verdiskapende løsninger, for eksempel innen regnskapsautomatisering og analyse", sier han.

Sammenlignet med tradisjonell e-fakturering og e-ordrehåndtering via VAN har Peppol flere fordeler. Det er enklere å komme i gang med transaksjonsflyt og behandling, og du slipper å risikere tid og ekstra kostnader når fakturaer for eksempel skal sendes mellom ulike tjenesteleverandører.

Åpenheten og den internasjonale dekningen har betydd at nettverket er på god vei til å bli den globale standarden for e-fakturering.

"Vi har vår egenutviklede skreddersydde teknologi for hele infrastrukturen, noe som betyr at vi raskt kan lage skreddersydde løsninger for kundene våre. Derfor kunne vi levere løsningen vår til Workbuster så raskt".