Workbuster a une longue expérience de la gestion des commandes et des factures pour les sous-traitants privés du Service public de l'emploi suédois dans le domaine de la recherche d'emploi. Lorsque le service public de l'emploi a décidé de numériser le flux de transactions conformément à Peppol, une norme européenne, Workbuster s'est tourné vers Qvalia.

Une grande partie des responsabilités du service public de l'emploi suédois, l'agence gouvernementale nationale chargée des services publics de l'emploi et de la mise en œuvre de la politique de l'emploi, est aujourd'hui privatisée et confiée à des agences pour l'emploi et à des prestataires de services privés.

Workbuster joue depuis longtemps le rôle de facilitateur dans le flux des commandes et des factures entre ces parties. L'entreprise soutient environ 130 fournisseurs indépendants.

L'année dernière, l'agence pour l'emploi a décidé de numériser le flux de commandes et de factures en utilisant Peppol, un réseau européen d'échange de factures électroniques et d'autres documents commerciaux, qui est rapidement devenu l'un des plus importants au monde.

"Nos clients et nous-mêmes n'avons eu que très peu de temps pour changer, environ deux mois", explique Peter Spetz.

Après avoir interrogé cinq fournisseurs de servicesVAN , dont aucun n'était en mesure de fournir une solution dans les délais impartis à un prix raisonnable, Workbuster a trouvé Qvalia.

Selon M. Peppol, l'entreprise disposait déjà de solutions pour la facturation, mais pas d'une solution prête à l'emploi pour le traitement de E-commande selon les mêmes normes.

"Qvalia a fait preuve d'une incroyable agilité. Ils ont été très rapides pour intégrer la gestion des commandes selon Peppol dans leur système, tout en respectant le calendrier serré".

L'un des défis à relever était l'importance des volumes de transactions gérés par Workbuster. Par exemple, au cours des 12 derniers mois, 250 000 nouveaux participants ont été pris en charge dans le cadre du programme du Service public de l'emploi suédois, où le nombre de transactions de factures et de commandes avoisine le million.

"Nous avons pris contact avec Qvalia en septembre et, en octobre, tout était prêt et le premier client a commencé. Cela a pris moins de quatre semaines. Nous sommes ravis de Qvalia", déclare Peter Spetz.

La solution de Qvalia est un plateforme qui permet aux entreprises de numériser et d'automatiser rapidement les processus financiers liés aux achats et aux ventes. Le site plateforme est modulaire et peut être adapté en fonction des demandes et des besoins des utilisateurs en matière de gestion E-facture , de comptabilité automatisée et d'analyse. Il s'intègre facilement aux systèmes existants, tels que les systèmes ERP ou les logiciels de comptabilité.

Henri Taipale est le PDG et fondateur de Qvalia. Il raconte qu'ils ont eu une première réunion avec Workbuster un vendredi et que le lundi suivant, ils ont pu présenter un plan.

"Chez Qvalia, nous sommes fortement orientés vers Peppol. Notre infrastructure est basée sur le réseau en tant que cadre. La numérisation qui s'ensuit est une condition préalable à nos solutions à valeur ajoutée, par exemple en matière d'automatisation de la comptabilité et d'analyse", explique-t-il.

Par rapport à la gestion traditionnelle des sites e-facturation et E-commande à l'aide des services VAN , Peppol présente plusieurs avantages. Il est plus facile de démarrer avec les flux et le traitement des transactions, et vous n'avez pas à perdre de temps et à supporter des coûts supplémentaires lorsque les factures sont envoyées entre différents fournisseurs de services, par exemple.

Grâce à son ouverture et à sa couverture internationale, le réseau est en passe de devenir la norme mondiale pour e-facturation.

"Nous disposons de notre propre technologie sur mesure pour l'ensemble de l'infrastructure, ce qui signifie que nous pouvons rapidement créer des solutions sur mesure pour nos clients. C'est ainsi que nous avons pu fournir notre solution à Workbuster aussi rapidement".